Аренда личного автомобиля сотрудника

Делопроизводство

Аренда личного автомобиля сотрудника

На нашем форуме очень часто встречаются вопросы о том, как оформить отношения с сотрудником, который использует личный автомобиль в служебных целях и какие налоговые последствия имеет тот или иной вариант оформления. Три года назад мы опубликовали статью, подробно отвечающую на такие вопросы (см. «Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля»). Однако с тех пор статья несколько устарела. Во-первых, ЕСН был заменен страховыми взносами. Во-вторых, появились новые разъяснения и судебная практика, связанные с данным вопросом. Статья, которую мы сегодня предлагаем вашему вниманию, учитывает все эти изменения.

Плюсы:

  • Учет всех расходов на автомобиль без каких-либо ограничений.

Минусы:

  • Необходимость уплаты налога на прибыль по договору;
  • Риски доначисления налога на прибыль;
  • Необходимость заключения дополнительного договора;
  • Работник не получает дополнительного вознаграждения;
  • Необходимость оформления кадровой документации на управление транспортным средством (ТС).

Первый вариант предполагает заключение с работником-автовладельцем договора безвозмездного пользования машиной. Соответственно, транспортное средство переходит во владение организации и находит отражение в ее бухгалтерском учете (как и арендованное имущество, оно учитывается за балансом, т.к. право собственности сохраняется за сотрудником — ст. 689 ГК РФ). Факт владения имуществом дает следующие преимущества: фирма может учитывать расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ), а также расходы по текущему и капитальному ремонту (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Кроме того, в расходы на законных основаниях можно включить оплату технического обслуживания, страхования, мойки, парковки и т п. То есть фактически расходы учитываются так же, как и по собственным автомобилям (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В точности таким же, как и по собственному транспорту будет и документальное оформление данных расходов. Для их учета помимо договора ссуды потребуются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение ГСМ, оплату услуг по страхованию и т п.

Но не все так безоблачно. Безвозмездное получение права пользования имуществом рассматривается контролирующими и судебными органами как безвозмездное получение имущественного права (см. письмо Минфина России от 19.04.10 № 03-03-06/4/43, п. 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.05 № 98). Значит, у организации возникает необходимость включить стоимость этого использования во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Но это всего лишь особенность договора. А главный риск заключается в том, что точно определить размер этого дохода и, следовательно, точно рассчитать налог на прибыль невозможно. Ведь для этого НК РФ предлагает использовать механизмы определения рыночных цен, которые четкостью и однозначностью не отличаются. Так что, какую сумму налога не заплати, всегда останется почва для споров.

Теперь давайте посмотрим, что при ссуде происходит с налогами и взносами, касающимися собственника транспортного средства.

Очевидно, что налога на доходы физических лиц в данном случае не возникает, поскольку никаких выплат в пользу сотрудника не производится (договор ссуды — безвозмездный). По той же причине (выплат по договору не производится) данный договор не порождает обязательств, связанных с уплатой страховых взносов. Но даже если бы они и производились, взносов все равно бы не было. Ведь согласно пункту 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ* выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

Надо отметить, что заключение договора ссуды не исключает возможности использования сотрудником автомобиля и в свободное от работы время. Но для этого нужно будет оформить кадровую документацию. В частности, приказ по организации, на основании которого управлять данным автомобилем поручается работнику, являющемуся его собственником.

Кроме того, желательно указать в приказе (или в ином внутреннем документе организации), что машина не обязательно должна храниться в месте нахождения организации. Это позволит сотруднику забирать машину после работы и на выходные дни. Правда, если планируется делать это постоянно, лучше зафиксировать данное положение непосредственно в договоре, а каждую передачу машины из рук в руки фиксировать актом с указанием показаний одометра, количества топлива в баке и результатов внешнего осмотра автомобиля. Это поможет избежать проблем с учетом топлива, израсходованного сотрудником во внерабочее время, снимет вопросы по «внеплановому» пробегу и поспособствует урегулированию спорных вопросов, если во время такой «увольнительной» с автомобилем что-то случится.

Плюсы:

  • Учет всех расходов на автомобиль без ограничений;
  • Работник получает дополнительное вознаграждение.

Минусы:

  • Необходимость заключения дополнительного договора;
  • Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС;
  • Риск доначисления страховых взносов, если автомобилем управляет собственник;
  • Вознаграждение сотруднику облагается НДФЛ.

Если вы планируете выплачивать работнику вознаграждение за использование личного автомобиля, то договор ссуды не подходит. Ведь по нему никаких выплат быть не может. Максимум, что допускает договор, так это выдачу денег на топливо под отчет.

В такой ситуации можно воспользоваться вторым вариантом и оформить договор аренды автомобиля (ст. 633, 643 ГК РФ). По нему арендатор также может учесть расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и страховку. Но для этого в договор аренды нужно включить положения о том, что расходы по ремонту (с указанием его типа — текущий, капитальный), техническому обслуживанию и страхованию несет арендатор (ст. 644, 646 ГК РФ, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обратите внимание, что в нашем случае (сотрудник использует свой личный автомобиль в служебных целях) следует заключать договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ). Дело в том, что передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). Очевидно, что при аренде авто у собственного сотрудника это условие невыполнимо — иначе сотрудник должен будет заключить трудовой договор сам с собой. В то же время, законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации (правда, в этом случае существует риск начисления страховых взносов, т.к. при проверке данный договор могут переквалифицировать в договор аренды транспортного средства с экипажем).

Сама же арендная плата взносами не облагается. Основание — уже упоминавшийся пункт 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, где сказано, что выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

При этом арендная плата является доходом сотрудника (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ), при выплате которого организация должна удержать НДФЛ (ст. 226 НК РФ).

Плюсы:

  • Не нужно заключать дополнительный договор;
  • Не нужно издавать кадровый документ о поручении сотруднику управлять ТС;
  • Работник получает дополнительное вознаграждение;
  • Выплаты не облагаются НДФЛ и взносами.

Минусы:

  • Ограниченный размер компенсации, которую можно учесть в расходах;
  • Возможны споры по вопросу учета расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр;
  • Возможны риски признания выплат объектом обложения НДФЛ и взносами.

В ситуации, когда работнику необходимо не только компенсировать стоимость ГСМ, но и выплачивать вознаграждение за использование личного транспорта, возможен еще один вариант оформления документов. Он отличается простотой, т.к. в данном случае не нужно заключать какой-либо договор. Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации. Дело в том, что статья 188 Трудового кодекса говорит, что если сотрудник использует при работе свое имущество, и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию).

Но, применяя этот вариант, нужно учитывать, что максимальный размер компенсации (именно компенсации, а не оплаты ГСМ и прочих расходов!), который можно учесть при налогообложении прибыли, ограничен (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Например, за легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. см. компенсация, учитываемая в расходах, не может быть больше 1200 руб. в месяц. А для более мощных авто — 1500 руб. в месяц.

А вот НДФЛ и взносами компенсация не облагается независимо от того, в каком размере она выплачивается. Ведь ни статья 217 НК РФ, ни статья 9 Закона № 212-ФЗ не содержат каких-либо ограничений по размеру компенсаций (см. письмо Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-327 и определение ВАС РФ от 05.08.11 № ВАС-8118/11).

Не облагаются «зарплатными» налогами и суммы, выплачиваемые сотруднику для компенсации его расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр, т. к. они не являются вознаграждением и не образуют доход работника. При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах. Для них в Налоговом кодексе каких-либо лимитов не установлено (п. 49 ст. 264 НК РФ). Правда, Минфин считает, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140). Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая предусматривает два вида выплат сотруднику, использующему свое имущество в интересах работодателя.

Однако такой вариант оформления, как выплата компенсации, не лишен рисков. Риск возникает в ситуации, когда работник использует в служебных целях автомобиль, собственником которого, согласно данным ГИБДД, является другое лицо. То есть, проще говоря, с ситуацией, когда работник управляет автомобилем «по доверенности». Последние разъяснения Минфина исходят из того, что в подобном случае суммы, выплачиваемые сотруднику, нельзя считать компенсацией, выплачиваемой на основании статьи 188 ТК РФ. А значит, такая выплата должна облагаться НДФЛ и взносами (см. письмо Минфина России от 21.09.11 № 03-04-06/6-228).

Такой подход, кстати, налагает дополнительные обязанности на организацию и в той ситуации, когда сотрудники используют для работы свои собственные автомобили. Ведь Минфин требует, чтобы в организации были документы, подтверждающие, что работник, получающий компенсацию, является собственником автомобиля. А значит, у работников нужно требовать ПТС и снимать с него копию.

Надо отметить, что, на наш взгляд, подобный подход Минфина не соответствует логике законодателя. В статье 188 ТК РФ  намеренно использован термин «личное», а не «собственное». Мы считаем, что это сделано именно для того, чтобы без лишних формальностей отделить имущество, принадлежащее работнику, от имущества организации. И при этом совершенно неважно, на каком именно праве принадлежит имущество сотруднику. Главное, что оно не принадлежит организации. Минфин же, на наш взгляд, искажает логику законодателя, подменяя понятия. Понятно, что отстаивать свою правоту при наличии подобного письма Минфина, организации придется в суде. Поэтому, если сотрудник пользуется автомобилем «по доверенности», а организация не хочет втягиваться в разбирательства, то ей стоит избрать другой способ оформления использования автомобиля сотрудника в служебных целях.

* Федеральный закон от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Никита Куликов, исполнительный директор
консалтинговой компании HEADS

Источник: Журнал «Семинар для бухгалтера» № 10/2015

План семинара:

  1. Компенсация.
  2. Аренда.

Когда сотрудник использует для служебных целей личное авто, компания должна компенсировать износ машины и расходы на обслуживание. Например, бензин, ремонт и парковку. Это требование прописано в статье 188 ТК РФ. Есть три варианта: выплатить компенсацию по ТК РФ, заключить с сотрудником договор аренды или оформить ссуды (безвозмездного пользования автомобилем).

Мы поговорим о том, как выгоднее учесть возмещение, и выберем вариант, при котором расходы компании и налоговые риски минимальны, а сотрудник получит выгоду.

Сразу распрощаемся с договором ссуды. Этот вариант наименее выгоден и компании, и работнику. Ведь от безвозмездного пользования имуществом придется признать доход. Это требование из пункта 8 статьи 250 НК РФ. Для расчета дохода надо ориентироваться на рыночную цену аренды аналогичного имущества. К тому же сотрудник не получит денег от компании. Он может рассчитывать только на компенсацию автомобильных расходов. Ему это невыгодно.

А вот на компенсации и аренде остановимся подробнее.

Посмотреть вебинар

Вы можете принять участие в вебинаре, задать вопросы лектору и получить квалифицированные ответы.В разделе «Вебинары» есть база с уже состоявшимися мероприятиями.

Можно установить любой размер компенсации. Кодекс не ограничивает сумму. Главное указать конкретную величину в допсоглашении к трудовому договору с сотрудником.

К примеру, некоторые бухгалтеры считают компенсацию за износ машины так: делят рыночную цену авто на срок его полезного использования по классификатору (утвержден постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1. – Примеч. ред.). Расчет простой и хорошо знакомый. Почти так же считается амортизация ОС.

Когда сотрудник использует легковой автомобиль, то в налоговых расходах учитывается не вся сумма компенсации, а только в пределах норматива. Это правило справедливо как для компаний на упрощенной, так и на общей системе (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Большинство организаций, чтобы не считать разницы, устанавливают компенсацию в том размере, в котором ее можно посадить в расходы.

Ежемесячные нормативы компенсации зависят от объема двигателя. Они указаны в пункте 1 постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92:

– 1200 руб. – для легковушек с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно;

– 1500 руб., если объем двигателя больше 2000 куб. см;

– 600 руб. – для мотоциклов.

Нормативы компенсации действуют только для легковых машин и мотоциклов. Когда сотрудник управляет грузовым автомобилем, в расходах можно учесть всю сумму. В письме от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150 специалисты Минфина России согласились с таким выводом. Подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ разрешает учесть в расходах компенсацию за использование ТС только в пределах норм. Однако в кодексе речь идет только о легковых машинах и мотоциклах. А компенсацию за грузовое авто компания вправе учесть полностью в прочих расходах, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Упрощенщики в менее выгодном положении. Они в любом случае не могут включить в расходы компенсацию за грузовой автомобиль. В отличие от компаний на ОСНО у упрощенщиков закрытый перечень расходов. А подпункт 12 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ разрешает учесть только компенсацию за легковые машины и мотоциклы.

Перейдем к компенсации расходов на топливо. Чиновники считают, что в нормах уже учтены стоимость ГСМ и другие затраты на содержание машины. Минфин России говорит об этом в письмах от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239 и от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140. Поэтому, если включить в расходы одновременно и компенсацию, и возмещение ГСМ, это приведет к спорам с налоговой.

Допустим, организация каждый месяц платит сотруднику компенсацию за использование автомобиля в сумме 1200 руб. И еще сверх этого возмещает ГСМ – 4000 руб. и тратится на ремонт. Так вот, в налоговых расходах учесть можно только 1200 руб.

НДФЛ с компенсации удерживать не нужно. От налога ее освобождает пункт 3 статьи 217 НК РФ. Причем НДФЛ не надо удерживать даже с той суммы, которая превышает норматив по прибыли. Главное указать нужную величину в допсоглашении к трудовому договору (письма Минфина России от 27 августа 2013 г. № 03-04-06/35076, от 27 июня 2013 г. № 03-04-05/24421).

То же самое со страховыми взносами. От них освобождается та сумма, которая оговорена в соглашении с работником. Фонды того же мнения. ПФР сообщил об этом в пункте 2 письма от 29 сентября 2010 г. № 30-21/10260, а ФСС – в письме от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.

Как правило, компания каждый месяц платит фиксированную сумму компенсации. Но если работник не использовал имущество по факту, например болел или был в отпуске, то за это время компенсацию не начисляйте. Ее потом нельзя будет списать в расходы (письмо Минфина России от 3 декабря 2009 г. № 03-04-06-02/87).

Кстати, включить компенсацию в расходы можно только после выплаты (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). Просто начислить сумму недостаточно.

Как рассчитать компенсацию, если работник болел или был в отпуске

Компания платит сотруднику компенсацию за использование личной машины в сумме 4000 руб. в месяц. С 12 октября 2015 года он ушел в отпуск на две недели. В октябре 22 рабочих дня. Из них сотрудник был на месте 12. Сумма компенсации за октябрь – 2181,82 руб. (4000 руб. : 22 дн. × 12 дн.).

Часто сотрудники ездят на автомобиле, которым управляют по доверенности. Когда водитель не является собственником, учитывать компенсацию в расходах рискованно. В Налоговом кодексе написано, что можно списать в расходы компенсацию за личный транспорт. А Минфин России под личным ТС понимает то, которое принадлежит сотруднику на праве собственности.

Например, в письме от 3 мая 2012 г. № 03-03-06/2/49 финансисты прямо указали, что компенсацию можно включить в расходы только при условии, что сотрудник – собственник. Такого же мнения чиновники придерживаются и в отношении грузовых машин (письмо от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/150).

С компенсации за авто по доверенности придется удержать НДФЛ и начислить взносы: письма Минфина России от 8 августа 2012 г. № 03-04-06/9-228, Минтруда России от 26 февраля 2014 г. №17-3/В-92. Правда, в одном случае специалисты финансового ведомства разрешают не удерживать налог – если автомобиль принадлежит жене (мужу) и был приобретен в браке. Ведь имущество, нажитое во время брака, является совместной собственностью супругов (п. 1 ст. 256 ГК РФ).

Однако с невыгодной позицией чиновников можно поспорить. Налоговый кодекс не объясняет, что понимать под личным имуществом. И когда сотрудник управляет машиной по доверенности, он имеет полное право использовать ее для служебных целей и получать за это возмещение.

Так же считают и судьи. Они разрешают компаниям не платить взносы и не удерживать НДФЛ с компенсации за автомобиль по доверенности: определение ВАС РФ от 24 января 2014 г. № ВАС-4/14, постановление ФАС Уральского округа от 22 апреля 2014 г. № Ф09-1388/14. К тому же специалисты Минфина раньше разрешали учитывать в расходах такую компенсацию (письмо от 27 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/812).

Чтобы оформить и учесть компенсацию, нужны следующие документы:

– дополнительное соглашение с сотрудником. В нем укажите размер компенсации, возмещаемые расходы, сроки выплаты, характеристики машины (легковой или грузовой тип, марку, государственный номер, год выпуска, рабочий объем двигателя и т. д.);

– бумаги, подтверждающие, что у сотрудника есть право собственности на машину: копии ПТС, ОСАГО и свидетельства о государственной регистрации;

– приказ руководителя о компенсации;

– путевые листы с маршрутом, чеки АЗС и бухгалтерская справка с расчетом потраченных на служебные цели ГСМ, квитанции на ремонт и прочие бумаги, подтверждающие затраты на машину.

Помимо этого желательно, чтобы в должностной инструкции сотрудника были прописаны обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, выезд к клиентам или доставка корреспонденции.

Бухгалтерские записи для начисления и выплаты компенсации

Сотрудник для служебных целей использует собственное авто Renault Megane с рабочими объемом двигателя 1598 куб. см. Сумма компенсации за износ, которую компания платит сотруднику каждый месяц, – 1200 руб.

Помимо этого в соглашении с работником оговорено, что компания возмещает расходы на бензин. Подтвержденная сумма затрат на ГСМ в октябре – 5000 руб.

30 октября компания выплатила сотруднику компенсацию. Бухгалтер показал это так:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73
– 1200 руб. – начислена компенсация за октябрь;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
– 1200 руб. – выплачена компенсация.

А 1 ноября организация возместила сотруднику затраты на бензин:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73
– 5000 руб. – учтено в расходах возмещение ГСМ.

Организация решила руководствоваться позицией Минфина и не включила в расходы возмещение ГСМ, выплаченное сверх компенсации. Возникли разница и постоянное налоговое обязательство, так как расходы на бензин признаются в бухгалтерском учете, но не принимаются в налоговом. Бухгалтер начислил ПНО:

ДЕБЕТ 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 1000 руб. (5000 руб. × 20%) – начислено ПНО.

Рассмотрим следующий вариант, с помощью которого можно оформить машину – заключить с сотрудником договор аренды.

Есть два вида договора аренды транспорта: с экипажем и без него. Договор аренды с экипажем предполагает, что сотрудник передает не только автомобиль, но и оказывает своими силами услуги по управлению и техническому обслуживанию. По договору аренды без экипажа работник только предоставляет машину без каких-либо услуг.

Но заключить с сотрудником компании можно только договор аренды без экипажа. Объясню почему. Арендодатель заключает договор аренды с экипажем, только если у него есть работники-водители (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). А когда арендодателем выступает сотрудник-физлицо, это условие не выполняется.

О размере арендной платы сотрудник должен договориться с работодателем. Как правило, сумма зависит от технических характеристик машины, степени износа и т. д. Ориентироваться можно на средний уровень стоимости аренды в регионе.

Арендную плату могут полностью учесть в налоговых расходах как компании на общей системе, так и упрощенщики (подп. 10 п. 1 ст. 264, подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

По договору аренды без экипажа компания несет все расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля: бензин, ТО, ремонт, страховка, мойка, парковка (ст. 644 и 646 ГК РФ). Если, конечно, в договоре стороны не предусмотрели иное.

ГСМ, ремонт и другие расходы на содержание арендованного ТС Минфин разрешает учесть при расчете прибыли : письмо от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81. Правда, ведомство в письме напоминает, что затраты должны быть обоснованны и подтверждены документами. Чтобы доказать, что топливо, которым заправили арендованное авто, потратили на служебные цели, используйте путевые листы с прописанным маршрутом. А покупку бензина подтвердите чеками.

Ровно то же касается и компаний на УСН. Упрощенщики вправе учесть расходы, связанные с использованием машины, на основании подпункта 5 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.

И все же у договора аренды есть один минус. С арендной платы придется удержать НДФЛ. О том, что компания, которая арендует имущество у физлица, становится налоговым агентом, Минфин напоминает регулярно. Вот одно из таких писем – от 16 августа 2013 г. № 03-04-06/33598.

Если вы заключили договор аренды без экипажа, то страховые взносы платить не нужно. В письме от 12 марта 2010 г. № 550-19 специалисты Минздравсоцразвития объяснили, что суть договора аренды – передача имущества. А выплаты по таким договорам освобождает от взносов часть 3 статьи 7 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Взносами на травматизм арендная плата также не облагается. Освобождение предусмотрено частью 1 статьи 5 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Рекомендую установить в договоре арендную плату не в виде фиксированного платежа, а привязать ее ко времени работы, пробегу или количеству выездов. Ведь сотрудник может уйти в отпуск или заболеть. Если автомобиль использует только он, то машина будет простаивать.

Приостанавливать договор на время отпуска или болезни сотрудника, чтобы скорректировать арендную плату, рискованно. Гражданским кодексом РФ такой порядок не предусмотрен.

Для подтверждения расходов на арендные платежи оформите акт приема-передачи автомобиля. Бланк можно составить самостоятельно или взять унифицированную форму № ОС-1. В акте подробно опишите характеристики машины: марку, цвет, государственный номер, год выпуска, номера двигателя и кузова. Укажите в акте примерную стоимость автомобиля. Она нужна для того, чтобы отразить машину на забалансовом счете 001 как арендованное ОС. К акту приложите копии ПТС, ОСАГО и свидетельства о государственной регистрации.

См. также:   Арест на 15 суток за нарушение ПДД

Составлять каждый месяц акты на аренду не обязательно. Для подтверждения расходов будет достаточно договора и акта приема-передачи (письмо Минфина России от 13 октября 2011 г. № 03-03-06/4/118).

Когда сотрудник управляет машиной по доверенности, то заключить договор аренды можно. Но есть важные детали. Сотрудник вправе подписать договор аренды только при условии, что собственник дал ему разрешение. Поэтому проверьте доверенность. Там должно быть указано, что владелец передал представителю право заключать договор аренды. Когда будете составлять договор, то оформляйте его на собственника (права и обязательства возникают у него), а подпишет соглашение сотрудник.

Арендная плата будет доходом собственника, а не сотрудника. А значит, плательщиком НДФЛ будет владелец ТС. Поэтому при расчете налога вам нужно ориентироваться на налоговый статус собственника и справку 2-НДФЛ оформлять на него.

Проводки на случай, если компания арендует автомобиль у сотрудника

Организация 1 октября заключила с сотрудником договор аренды автомобиля без экипажа. Согласованная стоимость машины – 500 000 руб. Ежемесячная арендная плата – 15 000 руб. в месяц.

В октябре на бензин было потрачено 2000 руб. (без НДС). Водитель использует топливную карту.

1 октября нужно принять на забаланс арендованное авто проводкой по дебету счета 001 на сумму 500 000 руб.

А затем отразить покупку ГСМ и оплату аренды следующими записями:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 73
– 15 000 руб. – начислена арендная плата;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 1950 руб. (15 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
– 13 050 руб. (15 000 – 1950) – выплачены деньги сотруднику;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Топливо» КРЕДИТ 60
– 2000 руб. – оприходован бензин;

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 10 субсчет «Топливо»
– 2000 руб. – списана в расходы стоимость ГСМ.

Если компания платит компенсацию за легковое авто, то в полной сумме учесть ее в расходах не получится. Компенсацию придется нормировать. Чиновники уверены, что в норму уже включены: стоимость ГСМ, ремонта и другие затраты, связанные с автомобилем. Когда вы отдельно возмещаете сотруднику бензин, учесть эти суммы в расходах нельзя.

Поэтому выгоднее заключить договор аренды (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.). Здесь нет нормативов, арендная плата учитывается в расходах в полной сумме, и ГСМ можно списывать без опаски. У арендных платежей есть один минус – с них надо удерживать НДФЛ.

О лекторе

Никита Александрович Куликов – кандидат юридических наук, эксперт в области правового консалтинга. Занимается юридическим сопровождением проектов и сделок, представляет интересы компаний в суде. Окончил один из ведущих юридических вузов страны – Институт государства и права РАН. Автор научных статей в отраслевых и научных изданиях.

Какую сумму можно учесть при расчете налога на прибыль, единого налога на УСН Компенсацию за легковое авто нужно нормировать компаниям и на ОСНО, и на УСН. Компенсацию за грузовую машину организация на ОСНО может учесть в расходах в полной сумме. А организация на УСН вообще не может списать такую выплату в расходы Компании и на общей системе, и на упрощенной могут включить всю сумму арендной платы в расходы. Организациям на ОСНО такое право дает подпункт 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ. А на УСН – подпункт 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ
Можно ли включить в расходы возмещение бензина, ремонт и другие затраты, связанные с эксплуатацией авто Чиновники будут против. Они считают, что в нормативах компенсации уже учтены все расходы на машину (письмо Минфина России от 23 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/39239) По договору аренды без экипажа компания сама несет все затраты (ст. 644 и 646 ГК РФ). Поэтому их организация вправе учесть в расходах
Надо ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы Компенсация освобождена от страховых взносов и НДФЛ. Главное, чтобы выплаченная работнику сумма соответствовала договору С арендной платы надо удержать НДФЛ. А вот страховые взносы по договору аренды без экипажа можно не начислять
Что делать, если сотрудник управляет машиной по доверенности Если сотрудник не собственник авто, то компенсацию нельзя учесть в расходах. А еще придется начислить страховые взносы и удержать НДФЛ Чтобы сотрудник мог заключить договор аренды, нужно согласие собственника. Если сделка оформлена по правилам, споров с налоговиками не будет

А компании на УСН с объектом «доходы» выгоднее оформить компенсацию. Ведь расходы учесть в любом случае не получится. Не важно, будь то аренда или компенсация. А вот на НДФЛ можно сэкономить.

Конспект подготовила Екатерина Сумина

Место проведения: г. Москва
Тема: «Сотрудник использует личное имущество в работе: учет, налоги и оформление»
Длительность: 7 часов
Стоимость: 9000 рублей
Компания-организатор: Консалтинговая компания HEADS,
тел. (495) 988-97-98

Здравствуйте, уважаемые подписчики! Сегодня рассмотрим случай аренды автомобиля у сотрудника, надо ли платить ему компенсацию? Удерживать ли НДФЛ и так далее. Я часто сталкиваюсь с такими случаями, так как автомобиль есть почти у каждого и сотрудники часто используют его в служебных целях, это достаточно выгодно, так как не нужно покупать автомобиль на предприятие. Расскажите, а вам предприятие платит компенсацию за то, что вы работаете на своем автомобиле?

Используем автомобиль сотрудника в служебных целях.Что выбрать: компенсацию или аренду?Далеко не у каждой организации имеется в собственности транспортное средство. А необходимость в перемещении есть практически у всех.

В этом случае выручают сотрудники с личными автомобилями. И тут возникает вопрос: как оформить эксплуатацию транспортного средства работника в служебных целях? Возможны два варианта возмещения расходов работника:

Оценим основные плюсы и минусы каждого из этих способов.

Если работник использует собственное авто по служебной необходимости, организация может выплатить ему компенсацию. Как правило, в эту сумму уже входит возмещение затрат по эксплуатации (амортизация, затраты на ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт). Компенсация выплачивается на основании следующих документов:

При выплате компенсации стоит учитывать несколько моментов:

В целях налогообложения прибыли законодательством предусмотрены нормы расходов на выплату компенсации. Размер компенсации зависит от технических параметров транспортного средства

Тип транспортного средства Предельные нормы компенсации в месяц, руб.
Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно 1200
Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см 1500
Мотоциклы 600

Компенсация (в пределах установленных норм) уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Кроме того, сумма компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами.Как быть, если большую часть рабочего дня сотрудник находится в разъездах? А ведь именно так чаще всего и происходит.

Получается, что установленная законодательством норма компенсации покрывает лишь малую долю фактических расходов на эксплуатацию автомобиля. В этом случае работнику невыгодно получать компенсацию. Что делать? Заключить с ним договор аренды транспортного средства.

Если решено взять автомобиль сотрудника в аренду, нужно оформить следующие документы:

Остановимся на каждом из документов более подробно.Взять автомобиль в аренду можно с экипажем (за рулем – собственник авто) либо без. Причем в договоре аренды нужно четко прописать, какие расходы несет арендодатель, а какие – арендатор.Рассмотрим основные виды затрат, которые могут возникнуть при аренде транспортного средства.

Договор аренды автомобиляс экипажем Договор аренды автомобилябез экипажа
Услуги по управлению и технической эксплуатации автомобиля Предоставляются арендодателем Не предоставляются арендодателем
Обязанности по поддержанию автомобиля в надлежащем состоянии (включая текущий и капитальный ремонт) Исполняется арендодателем.Договором может быть предусмотрено иное Исполняется арендатором
Оплата труда водителя Возлагается на арендодателя.Договором может быть предусмотрено иное Возлагается на арендатора.Договором может быть предусмотрено иное
Страхование автомобиля и ответственность за ущерб, который может быть нанесен этим транспортным средством Производится арендодателем.Договором может быть предусмотрено иное. Возлагается на арендатора.Договором может быть предусмотрено иное
Расходы, связанные с коммерческой эксплуатацией автомобиля (стоимость ГСМ, расходных материалов и т. п.) По соглашение сторон

Обратите внимание! Заключать договор аренды в случае, если в рабочее время автомобиль используется для нужд работодателя, а в оставшееся – на усмотрение работника, неграмотно с юридической точки зрения. Дело в том, что нельзя передавать имущество в аренду с девяти до восемнадцати и забирать обратно с восемнадцати до девяти.

При аренде предполагается, что собственник фактически (а не формально) передал имущество арендатору, арендатор пользовался им в течение определенного срока, а затем вернул собственнику. Совместное использование имущества противоречит сути арендных отношений.

Кроме того, при прекращении договора аренды арендатор обязан вернуть арендодателю имущество в том состоянии, в котором он его получил (с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором). Но как может арендатор брать на себя какие-либо обязательства, связанные с состоянием автомобиля в день возврата, если он не контролирует использование автомобиля в нерабочее время? Таким образом, оформление договора аренды более уместно в случаях, когда сотрудник временно не использует принадлежащий ему автомобиль и готов предоставить его предприятию на возмездной основе.

Кроме договора, в обязательном порядке должен быть оформлен и акт приема-передачи автомобиля. Форму акта стороны вправе разработать самостоятельно. Вместе с тем в ней должны быть все основные реквизиты, предусмотренные п.2 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:

Образец Акта приема-передачи автомобиля

Акт приема-передачи автомобиляг. Челябинск                                                                                                                                            11 января 2010 года
Настоящим актом Плюшкин И. П., паспортные данные: _____________________________________, проживающий по адресу __________________________ и именуемый в дальнейшем Арендодатель, с одной стороны, и ООО «Импульс» в лице директора Маркина П. П., действующего на основании Устава, именуемый в дальнейшем Арендатор, с другой стороны, подтверждают следующее:ТИП ТС:
Марка, модель:
Идентификационный номер (VIN):
Год выпуска ТС:
Модель, номер двигателя:
Шасси (рама) №:
Кузов №:
Цвет:
Мощность двигателя:
Рабочий объем двигателя:
Серия и ГТД:
Паспорт ТС:
Выдан:Выявлены следующие повреждения:
1. В соответствии с п.___ Договора аренды автомобиля от ___, заключенного между Арендодателем и Арендатором, Арендодатель передал Арендатору автомобиль.
2. Настоящий Акт составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон.Арендодатель:                                                                                                                                                 Арендатор:

Для того чтобы подтвердить расходы на приобретение ГСМ, организация должна составлять путевые листы. Как правило, компании, арендующие автомобили у сотрудников, не являются автотранспортными. Форму путевого лица они могут разработать самостоятельно. Учтите лишь, что любой первичный документ должен содержать все реквизиты, предусмотренные п.2 ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В путевом листе желательно зафиксировать и такие данные, как показания одометра (пробег в километрах) на начало и конец дня и маршрут следования автомобиля. Контролирующие органы считают, что без этих сведений невозможно просчитать расход бензина, который учитывается при исчислении налога на прибыль (чеки АЗС подтверждают лишь приобретение ГСМ, но не его расход), ни сделать вывод о производственном характере поездки.

Образец Путевого листа легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля № 13за январь 2010 г.

Организация ООО «Импульс», г. Челябинск, ул. Красная, 2, тел. (351) 222-22-22

Автомобиль  Nissan Almera А999АА 174

Дни исполь-зования автомобиля Ф.И.О. работника № водитель- ского удосто-верения Маршрут следования Показания одометра (км), время (ч., мин.) Общий пробег (км) Приобретенные ГСМ Подпись работника
выезда возврата вид, коли-
чество (л)
Стои-
мость (руб.)
11.01.2010 г. Маркин А. А. 74 КМ№ 123456 г. Челябинск, ул. Красная, 2 – Троицкий тракт, 10аи обратно 0411009.00 04112012.00 20 БензинАИ-92, 2 50 Маркин
20.01.2010 г. Маркин А. А. 74 КМ№ 123456 г. Челябинск, ул. Красная, 2 – ул. Сахарова, 15и обратно 04128013.00 04130016.00 20 БензинАИ-92, 2 50 Маркин

Главный бухгалтер ____________________________ Щербенок Н.А.

Обратите внимание! Путевые листы организации составляются на срок от 1 дня до 1 месяца. Разработанные формы путевого листа и периодичность их составления закрепляется в учетной политике организации.Комментирует Н. В. Ермолаева, заместитель руководителя отдела бухгалтерского и налогового консалтинга ГК «ВнешЭкономАудит»:Для того чтобы исключить из расчета «неслужебный» пробег, можно снимать показания одометра:−    в понедельник — на начало дня, когда работник отдает машину в распоряжение организации;−     в пятницу — на конец дня, когда работник ее забирает.

Помимо путевых листов нужно иметь кассовые чеки АЗС, подтверждающие затраты на приобретение ГСМ.

Суммы арендной платы, а также все затраты на содержание автомобиля и ГСМ можно включить в состав расходов. При выплате арендной платы организации необходимо удержать НДФЛ по ставке 13% (или 30%, если физическое лицо -нерезидент РФ). Страховые взносы на сумму арендной платы не начисляются. Дело в том, что выплаты в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, страховыми взносами не облагаются.

Исключение: выплаты по договору аренды с экипажем в части оплаты услуг водителя. Поэтому в договоре аренды автомобиля с экипажем рекомендуется указывать две суммы: арендной платы и оплаты услуг водителя. На вторую сумму нужно будет начислить страховые взносы.

Вы можете оставить свой комментарий. Для этого необходимо заполнить приведенную ниже форму. Поля, отмеченные звездочками, обязательны для заполнения.

Источник:

В современных реалиях одним из условий быстроты и мобильности работы любой организации является использование транспорта. Между тем не каждая организация может позволить себе его покупку. Среди основных способов решения этой проблемы – использование автомобилей работников c выплатой компенсации или аренда транспорта у сотрудников.

Казалось бы, выплатить компенсацию или арендовать у сотрудника автомобиль — дело обычное. Однако налоговые и юридические последствия таких выплат работникам вызывают множество вопросов у бухгалтеров. В данном выпуске мы расскажем о том, как грамотно арендовать автомобиль сотрудника, а также возместить сотруднику его затраты по использованию личного автотранспорта в интересах организации, какие тонкости и нюансы нужно учесть при этом.

Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях организация может различными способами:

В данном выпуске мы предлагаем разобраться в порядке выплаты сотруднику компенсации за использование и износ личного автомобиля,  а также в особенностях учета по договору аренды транспортного средства у сотрудника.

Если работа сотрудника связана со служебными поездками и он с согласия или ведома работодателя использует собственный автомобиль, работодатель выплачивает ему компенсацию за использование автотранспорта, а также возмещает расходы на ГСМ, техническое обслуживание и др.

Следует различать компенсацию за использование личного автотранспорта в служебных целях и расходы, связанные с использованием личного автотранспорта. Так,  к компенсации относят выплаты за сам факт использования работником личного имущества, а к расходам, связанным с использованием личного транспорта, относятся расходы на ГСМ, ремонт и др.

Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами (ст. 421 ГК РФ). Общий размер компенсации должен быть прописан в отдельном соглашении к трудовому договору. Это требование содержится в статье 188 Трудового кодекса.

Для выплаты компенсации:

Выплаты осуществляются на основании приказа руководителя. Кроме того, чтобы подтвердить использование транспорта в служебных целях, работнику необходимо вести учет служебных поездок в путевых листах и представить работодателю и чеки на покупку горюче-смазочных материалов.

Источник:

Здесь вы можете посмотреть и скачать шаблон договора аренды автомобиля без экипажа за 2018 год в удобном для вас формате. Помните, что вы всегда можете получить нашу юридическую помощь, в том числе и по заполнению данного бланка, связавшись с нами по телефонам указанным на сайте.

Договор аренды транспортного средства без экипажа

г. Москва «__» ________ 20__ г.

Гражданин Иванов Иван Иванович (паспорт серия 5472 № 740152, выдан 21.04.2005 ОВД «Даниловский» г. Москвы), проживающий по адресу: г. Москва, ул. Молодежная, д. 37, кв. 70, именуемый в дальнейшем «Арендодатель», с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью «Вега», именуемое в дальнейшем «Арендатор», в лице генерального директора Кузнецова Константина Валентиновича, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем.

1. Предмет договора

1.1. Арендодатель предоставляет Арендатору за плату во временное владение и пользование транспортное средство, указанное в п. 1.2 настоящего Договора, без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации для использования Арендатором в своей хозяйственной деятельности.

1.2. Характеристики транспортного средства, передаваемого в аренду (далее — транспортное средство):

ВАЗ 21102, седан, год выпуска 2005, цвет голубой, государственный регистрационный номер Е352ВЛ199RUS, идентификационный номер ХТА21102758268392, номер двигателя 0380347, номер кузова 0534830.

1.3. Передаваемое в аренду транспортное средство принадлежит Арендодателю на праве собственности. Арендодатель гарантирует, что на момент заключения настоящего Договора транспортное средство не является предметом залога и не обременено другими правами третьих лиц.

1.4. Передача транспортного средства в аренду осуществляется по акту приемки-передачи (Приложение № 1), который является неотъемлемой частью настоящего Договора.

1.5. Срок аренды составляет два года с даты передачи транспортного средства Арендатору по акту приемки-передачи.

2. Права и обязанности сторон

2.1. Арендодатель обязан:

2.1.1. Предоставить Арендатору транспортное средство в состоянии, пригодном для эксплуатации.

2.1.2. Передать Арендатору вместе с транспортным средством все его принадлежности и документацию (включая свидетельство о государственной регистрации транспортного средства, талон о прохождении государственного технического осмотра, руководство по эксплуатации) в месте нахождения Арендатора по адресу: г. Москва, ул. Парковая, д. 7, в срок до 30 апреля 2017 года.

2.2. Арендатор обязан:

2.2.1. Осмотреть транспортное средство и проверить его состояние перед подписанием акта приемки-передачи.

2.2.2. Использовать транспортное средство в соответствии с его назначением.

2.2.3. Вносить арендную плату в размере, в сроки и в порядке, предусмотренном настоящим Договором.

2.2.4. Поддерживать транспортное средство в рабочем состоянии, включая проведение текущего и капитального ремонта.

2.2.5. Возвратить транспортное средство Арендодателю в состоянии, пригодном для эксплуатации, с учетом нормального износа в течение 10 дней после истечения срока аренды или расторжения договора в порядке, предусмотренном настоящим Договором, по акту возврата транспортного средства (Приложение № 2). Арендатор обязан возвратить транспортное средство в месте нахождения Арендатора по адресу: г. Москва, ул. Парковая, д. 7.

2.2.6. Вместе с транспортным средством вернуть Арендодателю принадлежности и документы, которые получены от Арендодателя согласно акту приемки-передачи.

2.2.7. В случае несвоевременного возврата транспортного средства уплатить арендную плату за период просрочки.

2.3. Арендатор несет расходы по техническому обслуживанию транспортного средства, страхованию гражданской ответственности автовладельцев (ОСАГО), страхованию транспортного средства (каско), а также расходы, возникающие в связи с эксплуатацией транспортного средства, включая приобретение горюче-смазочных материалов.

2.4. Доходы, полученные Арендатором в результате использования транспортного средства в соответствии с настоящим Договором, являются собственностью Арендатора.

2.5. Арендатор вправе сдавать транспортное средство в субаренду при условии письменного согласия Арендодателя.

3. Улучшения арендованного имущества

3.1. Произведенные Арендатором отделимые улучшения транспортного средства являются собственностью Арендатора.

3.2. Арендатор вправе с согласия Арендодателя производить неотделимые улучшения транспортного средства. После прекращения настоящего Договора Арендодатель обязан возместить Арендатору стоимость неотделимых улучшений транспортного средства.

4. Арендная плата

4.1. Арендная плата за пользование транспортным средством составляет 5000 (пять тысяч) руб. в месяц.

4.2. Арендная плата уплачивается не позднее 7 числа месяца, следующего за месяцем, в котором Арендатор осуществлял использование автомобиля.

4.3. Оплата аренды осуществляется Арендатором путем перечисления платежным поручением причитающейся суммы на банковский счет Арендодателя.

5. Последующий выкуп арендованного имущества

5.1. Арендатор не имеет права на последующий выкуп транспортного средства.

6. Ответственность сторон

6.1. При несвоевременном перечислении арендной платы Арендатор уплачивает Арендодателю пеню в размере 0,05% от суммы просроченного платежа за каждый день просрочки.

6.2. В случае нарушения сроков возврата транспортного средства Арендодателю, установленных в п. 2.2.5 настоящего Договора, Арендатор обязан уплатить Арендодателю штраф в размере 35 000 руб.

6.3. Во всех других случаях неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по настоящему Договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

7. Форс-мажор

7.1. Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему Договору, обусловленное обстоятельствами непреодолимой силы.

7.2. Сторона, которая не может исполнить своего обязательства, должна известить об этом другую сторону в течение 2 дней.

8. Разрешение споров

8.1. Все споры или разногласия, возникающие между сторонами в связи с настоящим Договором, разрешаются путем переговоров между сторонами.

8.2. Неурегулированные в процессе переговоров споры подлежат рассмотрению в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

См. также:   Как вывезти котенка за границу?

9. Изменение и расторжение договора

9.1. Все изменения и дополнения к настоящему Договору действительны при условии, что они оформлены в виде единого соглашения, заключенного в письменной форме.

9.2. Каждая из сторон вправе в любое время в одностороннем внесудебном порядке отказаться от настоящего Договора, предварительно уведомив об этом другую сторону за 30 дней.

10. Заключительные положения

10.1. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон.

10.2. Адреса, реквизиты и подписи сторон:

Арендодатель
Иванов Иван Иванович
паспорт серия 5472 № 740152
выдан 21.04.2005
ОВД «Даниловский» г. Москвы
Адрес: 115375, г. Москва,
ул. Молодежная, д. 37, кв. 70
счет 40817810603843082751
в АКБ «Надежный» БИК 044570165
к/с 30101810758012004697
Иванов (Иванов И.И.)
Арендатор
Общество с ограниченной ответственностью «Вега»
Адрес: 112738, г. Москва, ул. Парковая, д.7
ОГРН 1024968312765
ИНН/КПП 7715372863/771501001
р/с 40702810240057103412
в АКБ «Солидный» БИК 044570261
к/с 30101810293057180257
Генеральный директор
Кузнецов (Кузнецов К. В.)

Источник:

Довольно часто встречается ситуация, когда руководство или сотрудники компании используют свои личные автомобили для выполнения своих должностных обязанностей. В этом случае, для возмещения их затрат, таких как, износ транспортного средства, затраты на ГСМ и прочие, необходимо заключать договор аренды автомобиля. Данные отношения между физическими и юридическими лицами регулируются статьями 642-648 ГК РФ «Аренда автомобиля без экипажа».

Оформленный договор аренды транспортного средства без экипажа выгоден компаниям (по сравнению с другими видами возмещения затрат сотрудникам) за счет того, что в законе прописан довольно широкий круг затрат, которые можно возмещать физическому лицу – владельцу авто. К таким затратам относятся не только ГСМ, но и ремонт машины, страхование ответственности (ОСАГО, КАСКО), автомойка и возмещение ущерба, причиненного автомобилю. На сумму все перечисленных понесенных расходов предприятие вправе уменьшить свою налогооблагаемую базу.

Предоставить автомобиль в аренду юридическому лицу может только собственник транспортного средства. Для подтверждения права собственности, необходимо предоставить копию ПТС, которая должна храниться у организации-арендатора весь период действия договора аренды автомобиля. Кроме того, арендодатель обязан предоставить в компанию свидетельство о регистрации ТС (техталон) и страховой полис ОСАГО (при его наличии).

Далее составляется договор аренды автомобиля без экипажа. В договоре в обязательном порядке должна быть указана следующая информация:

По ссылке ниже вы можете скачать готовый образец договора аренда автомобиля между юридическим и физическим лицом:

Для принятия к бухгалтерскому и налоговому учету расходов, понесенных при обслуживании и эксплуатации арендованного автомобиля, необходимо документальное подтверждение. Кроме того, что должен быть оформлен договор аренды транспортного средства,  подтвердить расходы можно следующими документами:

Особое внимание необходимо уделить правильному оформлению путевого листа. Описание данного документа и его бланк и рекомендации к заполнению размещены в материале путевой лист автомобиля.

Арендная плата, выплачивающаяся арендодателю по условиям договора аренды автомобиля, признается налоговой службой доходом физического лица, поэтому, как и все доходы, они облагаются НДФЛ в размере 13%.

Данную сумму налога организация-арендатор, как налоговый агент обязана перечислить за физической лицо в виде налога, а оставшиеся 87% суммы аренды – арендодателю. Все прочие расходы, понесенные на обслуживание авто физическим лицом возмещаются ему без каких-либо налогов, т.к. они не являются доходами.

Источник:

Когда автомобили сотрудников используются для нужд компании, важно помнить о юридических основаниях такого использования. Елена Гадлевская, юрист-лицензиат, рассказала о том, как «арендовать» личный транспорт работников в служебных целях. Такое использование может быть оформлено:

Договор аренды

Гражданский кодекс предлагает 2 варианта договора аренды транспортных средств (ТС):

Выбор одного из этих договоров аренды зависит от того, кто будет управлять автомобилем: сам работник-арендодатель или другой работник, сотрудник, работающий водителем, или сотрудник, работа которого носит разъездной характер.

Если сотрудник-арендодатель работает водителем и планирует использовать свою машину для выполнения рабочих обязанностей, то заключается договор аренды транспортного средства без экипажа. Хотя водитель выполняет распоряжения нанимателя в отношении технической и коммерческой эксплуатации авто, но управляет им не на основании договора аренды, а на основании трудового договора, в соответствии с которым управление автомобилем входит в его трудовые обязанности.

Если управление авто не входит в трудовые обязанности сотрудника-арендодателя, (например, это руководитель организации или другое должностное лицо), то вопрос, может ли между сторонами заключаться договор аренды ТС с экипажем, спорный.

К примеру, с одной стороны такой сотрудник во время служебных поездок не обязан управлять авто. Но если он лично садится за руль, то вправе рассчитывать на дополнительное вознаграждение, выплата которого возможна на основании договора аренды транспортного средства с экипажем.

Также стоит обратить внимание на такой момент. Если предполагается перевозка на автомобиле других сотрудников или имущества компании, то нанимателю следует убедиться, не противоречат ли такие перевозки, к примеру, законодательству о лицензировании.

Какие виды деятельности в области автомобильного транспорта подлежат лицензированию, можно посмотреть в п. 4 приложения 1 к Положению о лицензировании отдельных видов деятельности, утвержденному Указом № 450 «О лицензировании отдельных видов деятельности».

В договоре должен быть прописан предмет договора — наименование, марка, модель, год выпуска, цвет, регистрационный номер транспортного средства (ст. 578 ГК). Также должны быть отмечены условия, по которым хотя бы одна из сторон желает достичь соглашения. Например, законодательство не содержит обязательного требования указывать в договоре стоимости автомобиля. Но ее указание обязательно, если хотя бы одной из сторон заявлено о необходимости достичь соглашения в этом вопросе.

Обратите внимание на документы и принадлежности: машина арендуется вместе с ее принадлежностями и относящимися к ней документами — если иное не предусмотрено договором (ст. 582 ГК). Это могут быть свидетельство о регистрации ТС, подтверждение гостехосмотра, страховка на транспортное средство, ключи от автомобиля и т.д.

Важный момент: при заключении договора сотрудник обязан предупредить нанимателя обо всех правах третьих лиц на машину (праве залога и т.п.).

Например, о том, что авто находится в залоге у банка как обеспечение исполнения обязательств по кредитному договору. Иначе наниматель имеет право требовать уменьшения арендной платы или расторжение договора и возмещения убытков (ст. 584 ГК).

Арендная плата, порядок, условия, форма и сроки ее внесения определяются договором аренды по ст. 585 ГК. А если они не определены, считается, что установлены порядок, условия и сроки, применяемые при аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах. Распределение расходов на капительный ремонт и текущих расходов между сторонами осуществляется следующим образом. Капитальный ремонт:

Текущие расходы:

При аренде ТС без экипажа все расходы на эксплуатацию авто несет наниматель (ст. 615 и 617 ГК), но договором они могут возлагаться и на работника, за исключением расходов на капремонт.

Кроме договора аренды между сторонами может быть заключен договор безвозмездного пользования (ссуды) автомобилем. Все расходы по эксплуатации авто несет наниматель-ссудополучатель (ст. 649 ГК) — конечно, если иное не предусмотрено договором.

Этот договор дает нанимателю лишь право владеть и пользоваться автомобилем. При этом наниматель не вправе требовать от сотрудника управлять этим авто, если такое управление не входит в его трудовые обязанности.

Оно имеет существенные отличия от заключения договора аренды или безвозмездного пользования (ст. 106 ТК). Рассмотрим основные пункты, в которых есть отличия:

1. Возможность использовать авто для нужд работника:

2. Необходимость управления автомобилем работником:

3. Компенсации расходов работнику:

Трудовой кодекс не содержит специальных требований к документальному оформлению использования личного имущества работника для нужд нанимателя. Возможны следующие варианты такого оформления:

Источник:

По мнению контролирующих органов (письма Минфина России от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1), для подтверждения расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства (ТС) необходимы, в том числе:

К таким документам, в частности, относятся приказ руководителя организации о закреплении арендованного ТС за сотрудниками и заявки на использование арендованного автомобиля. К названным документам нужно приложить также копии путевых листов, которые позволят определить регулярность и время использования, а также маршрут движения арендованных транспортных средств.

Расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и ремонт автомобиля, понесенные вашей организацией в процессе эксплуатации арендованного автомобиля, подтверждаются документами о приобретении и расходовании топлива, о проведении ремонтных работ.

Документами, подтверждающими покупку ГСМ, являются платежные документы об оплате топлива (например, кассовые чеки). Количество израсходованного топлива подтверждается путевыми листами.

Документами, подтверждающими расходы на ремонт автотранспортного средства, являются, например, акты выполненных ремонтных работ (унифицированная форма акта отсутствует, поэтому исполнитель может составить акт в произвольной форме с соблюдением требований о необходимых реквизитах, установленных ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При аренде автомобиля без экипажа у вашей организации-арендатора не возникает:

При аренде автомобиля у физического лица, которое не является предпринимателем, ваша организация-арендатор выступает как налоговый агент (п. 2 ст. 226 НК РФ) и должна удержать с суммы арендной платы НДФЛ по ставке 13 % и перечислить удержанную сумму налога в бюджет по месту учета вашей организации-арендатора в налоговом органе не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня ее перечисления на счет физлица (п.п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 01.06.2011 № 03-04-06/3-127, от 06.12.2010 № 03-04-06/3-290 и от 16.08.2010 № 03-04-05/3-462).

Сумма арендной платы, выплаченная физическому лицу за пользование автомобилем, не облагается страховыми взносами во внебюджетные фонды (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 № 550-19).

Взносы на страхование от несчастных случаев с арендной платы уплачиваются только в том случае, если такая обязанность установлена договором аренды (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

В бухгалтерском учете организации-арендатора формируются проводки (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н):

Дебет 001 – арендованный автомобиль отражен за балансом;

Дебет 20 (26, 44 или иной счет учета затрат) Кредит 73 (76) – начислена арендная плата;

Дебет 20 (26, 44 или иной счет учета затрат) Кредит 60 (76) – учтены расходы на содержание автомобиля;

Дебет 19 Кредит 60 (76) – учтены суммы НДС, предъявленного контрагентами в части расходов по автомобилю;

Дебет 68 Кредит 19 – суммы НДС, предъявленного контрагентами в части расходов по автомобилю, приняты к вычету;

Дебет 73 (76) Кредит 68.01 – удержан НДФЛ из суммы арендной платы, начисленной арендодателю;

Дебет 73 (76) Кредит 51 – выплачена арендная плата за «минусом» удержанного НДФЛ.

Самую полную информацию о порядке заключения договора аренды транспортного средства без экипажа, и о налоговых последствиях, которые возникают у сторон договора, можно найти в справочнике .

Источник:

Способы оформления использования транспорта (в том числе личного) в служебных целях

Акт оказанных услуг по аренде автомобиля нужно составлять, только если это предусмотрено договором аренды. Периодичность составления тоже прописывают в договоре (ежемесячно, ежеквартально). В бухучете стоимость арендованного автомобиля отражается на забалансовом счете в оценке, принятой в договоре. Амортизация на автомобиль, который не числится на балансе, не начисляется.

При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой автомобиля (в том числе сотрудника), можно учесть в сумме фактических затрат (пп. 10 п.1 ст.264, п.1 ст.252 НК РФ). При этом организация также вправе учесть в составе расходов:

Документальным подтверждением расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства с экипажем являются договор аренды, акты приемки оказанных услуг в рамках заключенного договора аренды и иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора (Письмо УФНС России по г. Москве от 30 апреля 2008 г. N 20-12/041966.1). К таким документам, например, относятся:

Транспортный налог и налог на имущество за арендованное транспортное средство не платится (платит собственник имущества). Если организация арендует личный автомобиль сотрудника, то НДС данная операция не облагается. Сумма арендной платы включается в доход работника для целей уплаты НДФЛ, но не облагается страховыми взносами.

* В договоре аренды может быть предусмотрен иной порядок распределения указанных расходов.

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя или трудовой (коллективный) договор, в котором предусматриваются размеры такой компенсации. Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях могут учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002г. №92. Согласно постановлению нормы на выплату компенсации составляют:

Таким образом, независимо от фактически компенсированной организацией работнику суммы его затрат, связанных с использованием им в течение месяца личного автомобиля для служебных поездок, для целей налогообложения прибыли указанные расходы признаются только в пределах норм, установленных Постановлением №92.

При этом представители налоговых органов считают, что сотруднику  необходимо оформлять путевые листы для подтверждения фактического использования личного автомобиля для служебных поездок и обоснованности понесенных расходов. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла:

Более того, поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобиля (износ, ГСМ, ремонт), стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов (письмо Минфина России от 23.09.2013г. №03-03-06/1/39239).

Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники организации (водители). Средства на приобретение бензина организация выдает таким сотрудникам под отчет по РКО.

В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п.6.3 Указания Банка России от 11.03.2014г. №3210-У). К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ и даты покупок. В бухучете приобретенные ГСМ отражаются на субсчете 10-3 «Топливо».

Если АЗС выдала сотруднику счет-фактуру, оформленный в организацию, или сумма НДС обозначена в отдельной строке кассового чека, подтверждающего покупку ГСМ, то НДС можно принять к вычету.

Если счета-фактуры нет, то ГСМ приходуется по цене, которая указана в кассовом чеке с учетом НДС (п.6 ПБУ 5/01).

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально, для этого необходимо оформлять путевые листы. Путевые листы могут быть оформлены по унифицированной или самостоятельно разработанной форме.

Путевой лист оформляется в одном экземпляре на каждое транспортное средство. Заполнять бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Многие суды подтверждают: расходы на ГСМ не уменьшают базу по налогу на прибыль, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях спидометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т.п. Ошибки и неточности при заполнении путевых листов также являются основанием для исключения данных расходов из состава уменьшающих базу по налогу на прибыль.

Использование служебного автомобиля без путевых листов рассматривается налоговыми органами как использование автомобиля в личных целях. Такой доход, полученный в натуральной форме, включается в базу для начисления НДФЛ.

Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16.06.2011г. №03-03-06/1/354.

Источник:

Одной из важнейших задач любой организации является быстрая и эффективная работа. И ее сложно решить без использования хотя бы минимума имущественных ресурсов, конкретный набор которого отличается для разных видов бизнеса.

Автотранспорт – один из видов имущества, без которого сложно обойтись не только предприятиям сферы грузоперевозки, пассажирского транспорта, строительной отрасли, но и остальным. Автомобиль дает бизнесу быстроту действий.

Однако не каждая организация может позволить себе его приобрести, да и не всегда это нужно, т.к. потребность в автомобиле может быть временная. В этом случае самое простое, что можно сделать, это заключить договор аренды. Чаще всего его подписывают с физическим лицом. В этой статье мы поговорим об особенностях налогообложения в таких отношениях и обсудим бухучет аренды автомобиля у физического лица.

Аренда имущества у физического лица оформляется договором, на основании которого арендодатель (физическое лицо) обязуется предоставить арендатору (организации или ИП) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование (ст. 606 ГК).

Договор аренды автомобиля с физическим лицом заключается в простой письменной форме. Обязательной регистрации он не подлежит.

Договор можно заключить на любой срок или вообще не указывать в договоре. В последнем случае он будет считаться заключенным на неопределенный срок. Отказаться от продолжения договора может любая сторона, предупредив об этом другую сторону за месяц или другой срок, который вы пропишете в договоре. Одним из наиболее важных моментов в заключении договора аренды с физическим лицом является выбор его вида:

Каждый вид договора имеет свои преимущества и недостатки, так как накладывает различные обязанности на арендатора и арендодателя. В первом случае обязанности по поддержанию имущества в надлежащем состоянии, проведение капитального и текущего ремонта, предоставление принадлежностей возложены на арендодателя, во втором – на арендатора.

Особенности Аренда транспортного средства
с экипажем без экипажа
Управление и техническая эксплуатация арендованного транспортного средства арендодатель (ст.632 ГК) арендатор (ст.645 ГК)
Содержание транспортного средства, включая текущий и капитальный ремонт арендодатель (ст.634 ГК) арендатор (ст.644 ГК)
Оплата расходов, связанных с коммерческой эксплуатацией (топливо, мойка, техобслуживание, расходные материалы, транспортные сборы) арендатор (ст.636 ГК) арендатор (ст.646 ГК)
Страхование транспортного средства (в т.ч. страхование ответственности за ущерб) арендодатель (ст.635 ГК) арендатор (ст.645 ГК)
Ответственность за причиненный ущерб третьим лицам транспортным средством, его устройством и механизмами арендодатель (ст.640 ГК) арендатор (ст.648 ГК)

В ГК есть интересная норма, которая может поставить в тупик при заключении договора аренды с экипажем. Так в п.2 ст.635 ГК говорится, что при аренде транспортного средства с экипажем лица, управляющие этим транспортным средством и обеспечивающие его техническую эксплуатацию, должны состоять с арендодателем в трудовых отношениях.

И если ваш арендодатель – обычное физическое лицо или ваш сотрудник, то строго говоря, он не может заключить такой договор, т.к. наемных сотрудников он не имеет.

Однако на практике чиновники не запрещают заключать такой договор: письма Минфина от 14.07.2008г. №03-04-06-02/73, от 16.08.2010г. №03-04-05/3-462, от 01.12.2009г. №03-03-06/1/780. Однако на одну ситуацию внимание обратите: заключить договор аренды автомобиля с экипажем с сотрудником, в должностные обязанности которого входит управление транспортным средством, нельзя. Потому что оплата за вождение получается двойная – в рамках трудового договора и в рамках гражданского договора на услуги по управлению автомобилем. В такой ситуации можно заключить договор аренды без экипажа.

Величину арендной платы, порядок и сроки ее внесения также согласуют в договоре. Оплата может быть как фиксированным платежом, так и в зависимости от пробега или количества выездов.

При фиксированной арендной плате ее размер может изменяться по соглашению сторон, не чаще раза в год (п.3 ст.614 ГК). Если вы заключаете договор аренды с экипажем, то отдельно выделите:

Это поможет избежать споров при начислении страховых взносов. Подробнее об этом мы еще поговорим чуть позже.

А пока – еще одна особенность, на которую в договоре нужно обратить особое внимание. В договоре и акте приема-передачи однозначно должен быть установлен объект аренды и перечислены признаки, однозначно его идентифицирующие:

Иначе договор будет признан недействительным (ст.607 ГК). Арендатору передаются следующие документы:

Если арендодатель собственником не является, то запросите документы, которые дают ему право совершать сделки по передаче в аренду имущества от имени собственника.

Автомобиль передается арендатору по акту приема-передачи. Его можно составить в произвольной форме. В акте рекомендуется указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Согласованная стоимость может быть любой, она нужна только для того, чтобы отразить имущество на забалансовом счете.

Если вы заключили договор аренды без экипажа, то ежемесячные акты можно не составлять. Для признания расходов арендатору достаточно иметь договор, платежных поручений или РКО, акта приема-передачи (письма Минфина от 06.10.2008г. №03-03-06/1/559 и ФНС от 05.09.2005г. №02-1-07/81).

А вот акт о предоставленных услугах управления транспортным средством нужно составить. Он будет иметь произвольную форму, но конечно с обязательными реквизитами для бухгалтерской «первички». В нем можно указать как услуги по управлению, так и аренду самого автомобиля.

То, какие расходы будут учтены при расчете налога на прибыль, зависит от условий договора, т.е. от того, оплата каких расходов возложена на арендатора. Налоговый учет аренды автомобиля также зависит от того, на какой системе налогообложения работает организация – общая или упрощенная.

Налогоплательщики, использующие метод начисления, учитывают арендную плату в расходах на последнее число отчетного (налогового) периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК). Другие расходы – по датам документов.

Если у вас аренда автомобиля на УСН, то расходы учитываются после того как они произведены (а также период аренды истек) и оплачены.

Обязательное условие и на ОСНО, и на УСН – экономическая обоснованность и документальная подтвержденность расходов (п.1 ст.252 НК). В зависимости от вида расхода и комплект документов будет различаться – договор, акты, чеки, квитанции об оплате, путевые листы и т.д.

См. также:   Заявление на присоединение комнаты в коммунальной квартире

Кратко о признании расходов, связанных с арендой транспортного средства, в налоговом учете смотрите таблицу.

Вид расхода Аренда автомобиля на ОСНО Аренда автомобиля на УСН
Услуги по управлению автомобилем п.21 ст.255 НК пп.6 п.1 ст.346.16 НК
Страховые взносы на услуги по управлению пп.1 п.1 ст.264 НК пп.7 п.1 ст.346.16 НК
Расходы на аренду пп.10 п.1 ст.264 НК пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК
Текущий и капитальный ремонт если обязанность возложена на арендатора, пп. 1 и 2 ст. 260 НК пп.3 п.1 ст.346.16 НК
Расходы на содержание пп. 11 п. 1 ст. 264 НК пп.12 п.1 ст.346.16 НК
Расходы на ГСМ пп. 5 п. 1 ст. 254 НК (для производственной деятельности) либо пп. 11 п. 1 ст. 264 НК (нужды управления) пп.5 п.1 ст.346.16,пп.12 п.1 ст.346.16 НК
Страхование ОСАГО, КАСКО пп. 1 п. 1 ст. 263 НК только ОСАГО пп.7 п.1 ст.346.16 НК

Выплачиваемая арендодателю арендная плата НДС не облагается, поскольку физическое лицо не является плательщиком этого налога. Плательщиком транспортного налога является арендодатель. Согласно ст.357 НК налог платит лицо, на которое автомобиль зарегистрирован, т.е. сам работник.

Как мы уже выяснили, арендатор может учесть в расходах стоимость ГСМ, как материальные расходы или расходы на содержание служебного транспорта, в зависимости от того, какую функцию выполняет в организации транспортное средство.

В тему данной статьи не входит обсуждение вопросов нормирования топлива, однако несколько слов все же стоит сказать. Нормы расхода топлива утверждены распоряжением Минтранса № АМ-23-р от 14.03.2008 г. Этот документ периодически обновляется, дополняясь новыми моделями автомобилей.

Но в Налоговом кодексе не установлено напрямую, что списывать расходы на ГСМ нужно только в пределах лимитов. Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса, а разрабатывать свои нормы. Автотранспортные организации используют нормы Минтранса.

Тем не менее, эти нормы, утвержденные организацией, должны быть экономически обоснованными, т.е. примерно соответствовать нормам Минтранса или при отсутствии норм в Распоряжении – технической документации по автомобилю. Также можно провести контрольные замеры по автомобилю самостоятельно, или обратившись в специализированную организацию. Поэтому вам нужно издать приказ, которым утвердить нормы по арендованному автомобилю.

Расходы на ГСМ при аренде автомобиля по сути ничем не отличаются от расходов на топливо, потребляемое машинами, которые принадлежат организации. Стоимость всего количества ГСМ, потраченного за месяц, включается в расходы на последнее число месяца (Письмо Минфина от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12).

Составлять ли путевые листы при аренде автомобиля – спорный вопрос. С одной стороны, транспортное средство вам не принадлежит. У физического лица – арендодателя тоже не обязанности их составлять.

Однако именно путевой лист, в котором указан маршрут поездки, напрямую подтверждает производственную направленность расходов. Хотя справедливости ради отметим, что маршрута нет среди обязательных реквизитов путевого листа.

Поэтому безопаснее будет, если путевые листы вы будете составлять, и маршрут в них указывать. Форму документа вы можете разработать и утвердить самостоятельно, но не забудьте включить в нее обязательные для данного документа реквизиты (они есть в приказе Минтранса №152 от 18.09.2008 г.).

Автотранспортные предприятия пользуются унифицированной формой путевого листа, которая введена постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997 г.

Таким образом, основное условие принятия к учету ГСМ — расходы должны быть:

7. Уплата НДФЛ с аренды автомобиля

Независимо от того, является ли физическое лицо – арендодатель сотрудником организации – арендатора или нет, арендатор признается налоговым агентом, который должен удержать сумму НДФЛ при выплате арендной платы и перечислить ее в бюджет (п. п. 1 и 4 ст. 226 НК, подп. 4 п. 1 ст. 208 НК). А также отчитаться в налоговую инспекцию по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Уплата НДФЛ с аренды автомобиля – обязанность организации-арендатора, от которой нельзя отказаться, какие бы условия вы не прописали в договоре аренды (такой пункт будет считаться ничтожным, письма Минфина от 15.07.2010г. №03-04-06/3-148, от 29.04.2011г. №03-04-05/3-314). НДФЛ облагается:

  • доходы от сдачи автомобиля в аренду;
  • услуги по управлению автомобилем.

Ставки: 13% (для налоговых резидентов) или 30% (для нерезидентов) (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК).

Также физическое лицо по заявлению может воспользоваться правом на стандартные налоговые вычеты в месяцах, когда действовал договор аренды (письмо Минфина №03-04-05/32053 от 08.08.2013г.).

Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода – из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

8. Отражение в 2-НДФЛ и код дохода при аренде автомобиля

Как сказано выше, обязанностью организации-арендатора является составление и представление в налоговую инспекцию справки по форме 2-НДФЛ на физическое лицо – арендодателя. В связи с этим возникают вопросы по отражению в 2-НДФЛ аренды автомобиля.

Для заполнения раздела 3 справки вам потребуются такие коды дохода НДФЛ при аренде автомобиля (отдельно отражаются суммы по самой аренде и по услугам экипажа):

  • 2400 «Доходы, полученные от предоставления в аренду или иного использования любых транспортных средств…»
  • 2010 – «Выплаты по договорам гражданско-правового характера (за исключением авторских вознаграждений)»

9. Доход от аренды автомобиля в 6-ндфл

Расчет по форме 6-НДФЛ представляется по всем физическим лицам, которым организация выплачивала доходы. Поэтому доходы физлиц по аренде тоже в него должны попадать. Доход от аренды автомобиля в 6-НДФЛ попадет в следующие строки (доходы в виде оплаты услуг по управлению – то же самое):

В строку 040 войдет исчисленный налог с арендной платы, в строки 070, 140 – удержанный (у вас это будет одна и та же сумма). Не забудьте посчитать арендодателя в числе физических лиц по строке 060. Даты:

10. Страховые взносы при аренде автомобиля

Здесь сразу примем во внимание, какой у нас договор аренды – с экипажем или без экипажа. Если с экипажем, то вы в договоре должны были разделить суммы за саму аренду, и за управление. Потому что страховые взносы при аренде автомобиля по ним начисляются по разным правилам:

Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).

Если суммы в договоре не разделены, то высока вероятность того, что проверяющие из внебюджетных фондов начислят взносы со всей суммы арендной платы. Однако есть возможность оспорить это в судебном порядке (постановление ФАС ПО от 15.01.2013 № Ф06-10012/12).

Теперь, когда вы знаете особенности начисления НДФЛ и страховых взносов с выплат по арендным договорам с физическими лицами, можно обсудить бухучет аренды автомобиля и посмотреть проводки, которые при этом возникают.

Если транспортное средство используется при производстве и реализации продукции, товаров, работ, услуг, то в целях бухгалтерского учета затраты на аренду относятся к расходам по обычным видам деятельности (ПБУ 10/99).

Арендные платежи отражаются в расходах на последнюю дату истекшего месяца аренды, при этом дебетуются счета затрат – 20, 25, 26, 44 и др., в зависимости от того, где автомобиль использовался. Какой счет будет по кредиту, зависит от того, является арендодатель сотрудником или нет:

Дебет 20, 26, 44 и др. – Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — начислена арендная плата арендодателю – сотруднику организации

Дебет 20, 26, 44 и др. – Кредит 76-5 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — начислена арендная плата арендодателю – другому физлицу (не сотруднику)

Отражение операций по договору аренды автомобиля с экипажем в целом аналогично учету аренды без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации.

Если физическое лицо приобретает ГСМ, а затем арендатор возмещает ему эти суммы, то будут еще такие проводки:

Дебет 10 – Кредит 76-5 – принят к учету приобретенный арендодателем ГСМ

Дебет 20, 26, 44 и др. – Кредит 10 – стоимость израсходованного ГСМ отнесена на затраты

Дебет 76-5 — Кредит 50, 51 – перечислена сумма возмещения расходов на ГСМ.

Если арендодатель – сотрудник, то денежные средства на приобретение ГСМ выдаются под отчет, а затем по фактически израсходованным суммам составляется авансовый отчет.

ООО «Хозяюшка» занимается оптовой торговлей. Для доставки товаров покупателям 1 августа 2016 года организация заключила договор аренды автомобиля с экипажем с Ватрушкиным В.В., который не является работником организации. Согласованная стоимость автомобиля 300 000 руб.

Стоимость услуг Ватрушкина по управлению автомобилем – 5 000 руб., аренды автомобиля – 12 000 руб. Ватрушкин предоставил заявление и подтверждающие документы на получение стандартного налогового вычета по НДФЛ на ребенка. Оплата физическому лицу по договору произведена 5 сентября с расчетного счета на банковский счет.

1 августа:

Дебет 001 – на сумму 300 000 руб. — арендованный автомобиль учтен за балансом по согласованной стоимости

31 августа:

Дебет 44 – Кредит 76-5 – на сумму 12 000 руб. – начислена арендная плата

Дебет 44 – Кредит 76-5 – на сумму 5 000 руб. – начислена оплата за услуги по управлению

Дебет 76-5 – Кредит 68 – на сумму 2 028 руб. – удержан НДФЛ (17 000 – 1400) * 13%

Дебет 44 – Кредит 69 – на сумму 1100 + 255 руб. – начислены страховые взносы в ПФР и ФФОМС (5000 руб. * 22% + 5000 * 5,1%)

5 сентября:

Дебет 76-5 – Кредит 51 – на сумму 14 972 руб. – перечислена оплата физическому лицу с расчетного счета

6 сентября:

Дебет 68 – Кредит 51 — на сумму 2 028 руб. – перечислен НДФЛ в бюджет

15 сентября:

Дебет 69-2 – Кредит 51 – на сумму 1100 руб. – перечислены страховые взносы в ПФР

Дебет 69-3 – Кредит 51 – на сумму 255 руб. – перечислены страховые взносы в ФФОМС

Источник:

Организация вправе арендовать автомобиль у своего работника с экипажем либо без такового. Договоренности и условия предоставления транспортного средства (далее по тексту ТС) во временное пользование скрепляются сторонами юридически путем оформления договора аренды. Еще одно его действующее название договор имущественного найма. При этом используется форма документа, предусмотренная для организации и физлиц.

Работник, владелец ТС, передавший согласно договору во временное пользование свой авто организации, получает доход в виде арендной платы. Если он при этом оказывает услуги водителя либо по части эксплуатации, то он также получает за это деньги в виде оплаты за конкретные услуги.

Вид договора Стандартные условия Возникающие обязательства у арендатора
Аренда ТС с экипажем

(ГК РФ, ст. 632)

Организации предоставляется ТС во временное пользование вместе с услугами водителя, а также по части технической эксплуатации;

прописывается оплата за аренду и отдельно за все предоставляемые услуги (водителя и т. д.)

Как налогового агента:

удержание НДФЛ с суммы платежа, перечисляемого работнику за аренду

Как страхователя:

исчисление общеобязательных взносов с оплаты услуг

Аренда ТС без экипажа

(ГК РФ, ст. 642)

Во временное пользование предоставляется ТС без оказания услуг;

указывается ежемесячная арендная плата

Организация, она же арендатор и налоговый агент, удерживает НДФЛ с арендной платы, перечисляемой работнику

Допускается заключать два вида договора по необходимости: один на аренду, а второй на оказание конкретных услуг. В этой ситуации обязательства организации (арендатора) как страхователя и налогового агента по отношению к работнику не поменяются.

При передаче ТС во временное пользование арендатору оформляется еще один обязательный документ акт приема-передачи. В нем отображаются требуемые технические характеристики, рабочее состояние ТС на момент его передачи. В качестве передаточного документа можно использовать бланк формы № ОС-1 либо № ОС-1б. Инвентарную карточку заводить не требуется (Читайте также статью ⇒ Аренда государственного имущества).

Арендная плата, которая выплачивается работнику, является его доходом. С нее сообразно нормам НК РФ, ст. 208, п.1, п. п. 4 исчисляется НДФЛ. При калькуляции используется стандартная формула: действующая ставка налога * сумма арендной платы. Ставка для резидентов РФ равняется 13%, для остальных 30%.

В части трат, связанных с ГСМ, ремонтом, техосмотром, иными подобными расходами НДФЛ взимается с учетом прописанных условий в договоре аренды. Налоговый агент вправе удержать налог при обстоятельствах:

  1. Траты на ремонт (технический осмотр) фактически оплачивает организация, по соглашению несет владелец ТС. Следовательно, работник получает экономическую выгоду.
  2. Траты на модернизацию, иные улучшения ТС оплачивает организация с согласия работника. Опять же налицо экономическая польза работника.

Взносы на ОПС, ОМС, ОСС (ВН и М) не удерживаются с арендной платы. Это выплаты гражданско-правового характера, связанные с передачей имущественного объекта. Посему они не облагаются общеобязательными взносами. Сборы на травматизм удерживаются только тогда, когда это прописано в договоре имущественного найма.

Аренда с экипажем подразумевает наличие элемента оказания услуг. Правовая основа совмещенного договора аренды (имущественного найма) прослеживается по применяемым нормам ст. 606 и 779 ГК РФ.

Соответственно, с оплаты за оказываемые услуги исчисляются общеобязательные взносы по всем видам страхования. Калькуляция производится по формуле: актуальная страховая ставка (ОПС, ОМС либо ОСС в части ВН и М) * сумма оплаты за услуги.

Начисление, уплата НДФЛ, общеобязательных взносов за работника при аренде его ТС производится общим порядком (Читайте также статью ⇒ НДС при аренде в 2018 году).

При аренде ТС у своего работника организация, будучи арендатором, в бухучете обязана отображать сопутствующие хозяйственные операции надлежащими проводками. В их числе: принятие ТС, ежемесячная арендная плата, начисление НДФЛ на нее, плата за услуги работника, исчисление общеобязательных взносов, возврат ТС по истечении срока действия договора. Основными являются следующие записи:

  • ДТ 001 стоимость принятого ТС;
  • ДТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 и т. д.) КТ 73 (76) платеж за аренду ТС;
  • Кт 001 возврат ТС по истечении срока.

Амортизация по находящемуся во временном пользовании ТС, которое не значится на балансе, не начисляется.

Практика показывает, что большая часть ошибок при аренде ТС связана с оформлением договора имущественного найма. Это главный документ, которым руководствуются обе стороны при разрешении спорных ситуаций. Следует понимать, что только те условия, которые прописаны в двустороннем соглашении, будут иметь юридическую силу.

Условно можно выделить следующие возможные «недостатки» и ошибки при оформлении договора имущественного найма:

  1. Отсутствие сроков, порядка, формы внесения платы за аренду ТС. Тогда вступают в действие так называемые сравнимые обстоятельства. Чтобы этого избежать следует вносить все обязательные данные.
  2. Ошибочное распределение текущих трат, а также расходов на капитальный ремонт. Следует знать, что в случае аренды ТС с экипажем все виды ремонта, сопутствующие траты по техническому обслуживанию оплачивает владелец автомобиля, а без экипажа организация (арендатор).

Траты, связанные с эксплуатацией при аренде ТС без экипажа может оплачивать владелец автомобиля, если это предусмотрено договором. Исключение оплачивание капитального ремонта.

Сложности могут возникнуть и при необходимости доказательства произведенных трат. Стандартно в подтверждающем качестве выступают документы:

  • путевой лист (целевое использование, маршрут, время и периодичность поездок);
  • платежные документы чеки и др. (покупка топлива, оплата ремонтных работ, иных трат);
  • акты выполненных работ по части починки (можно составлять произвольно);
  • распоряжение руководителя организации о закреплении автомобиля за работником и др.

В учете отображаются лишь задокументированные траты, представленные в качестве подтверждения.

О порядке удержания общеобязательных взносов по всем видам страхования высказывает свою позицию Минздравсоцразвития в письме № 550-19 от 12.03.2010. В частности, обращается внимание на то, что установленная договором имущественного найма арендная плата не облагается общеобязательными взносами. Обоснование — ФЗ № 212, ст. 7, ч.3.

Со ссылкой на ст. 188 ТК РФ, в настоящем письме оговорена возможность выплаты работнику компенсации за траты по использованию ТС. Речь идет об износе материалов, инструментов, технического оборудования, владельцем которого является работник. Сам факт компенсации, как и ее размер, согласовывается с работником и фиксируется в письменном виде посредством договора имущественного найма. Определенная сторонами сумма компенсирования не облагается общеобязательными взносами при условии, что переданное организации во временное пользование ТС используется в служебных целях.

По части исчисления взносов на травматизм в письме предписано придерживаться надлежащих Правил, введенных правительственным постановлением № 184 от 2.03.2000 (редакция от 22.12.2016). Сообразно указанным правовым нормам и актуальному Перечню необлагаемых взносами выплат, страхователь вправе не начислять взносы по травматизму на суммы, связанные с возмещением трат по части исполнения трудовых обязанностей. Это же правило равно относится и к арендной плате за ТС.

В то же время рекомендовано обращаться по этим и иным вопросам страхования к ФСС РФ. За фондом на законодательном уровне закреплена обязанность по рассмотрению подобных обращений и дача разъяснений по ним.

Письмо подготовлено директором департамента развития социального страхования и гособеспечения С. А. Афанасьевым.

Пример 1. Бухгалтерские записи нанимателя по аренде авто

ООО «Проект» заключила со своим сотрудником Л. Н. Григорьевым договор аренды автомобиля седан FORD FOCUS без экипажа (форма для организации и физлица). Срок действия соглашения год. Целевое использование для рабочих поездок арендатора по РФ. Согласно достигнутым договоренностям управление, содержание автомобиля, а также возможный ремонт арендатор берет на себя. В учете аренду отображает только одна сторона ООО «Проект».

Бухгалтерские записи ООО «Проект» по аренде ТС у сотрудника Л. Н. Григорьева Характеристика
ДТ 001 Учитывается арендованный у Л. Н. Григорьева автомобиль FORD FOCUS (стоимость)
ДТ 26 КТ 73 Плата за аренду FORD FOCUS
ДТ 73 КТ 68 (НДФЛ) Начисление подоходного налога на доход Л.Н. Григорьева в виде арендной платы
ДТ 73 КТ 50 Выдача денег в размере платежа за аренду
ДТ 10 КТ 60 ГСМ
ДТ 19 КТ 60 НДС по горюче-смазочным материалам к учету
ДТ 68 (НДС) КТ 19 НДС к вычету
ДТ 26 КТ 10 Списание горюче-смазочных материалов
ДТ 90 КТ 26 Траты по аренде и ГСМ учитываются в расходах
КТ 001 Возврат автомобиль FORD FOCUS владельцу Л. Н. Григорьеву

Пример 2. Калькуляция НДФЛ и общеобязательных сборов при аренде авто

ООО «Василек» арендовал личный автомобиль у своего работника П. С. Дмитриева (резидента РФ). Сторонами заключен договор аренды с экипажем, согласно которому ежемесячная сумма арендного платежа составляет 7 000 руб., а оплаты услуг П. С, Дмитриева как водителя 10 000 руб.

Каждый месяц наниматель обязан исчислять НДФЛ с платы (7 000 руб.), перечисляемой П. С. Дмитриеву за аренду. Кроме этого, арендатор удерживает общеобязательные страховые взносы (ОПС, ОМС, ОСС в части ВН и М) с оплаты за услуги водителя (10 000 руб.).

Калькуляция НДФЛ с дохода (арендной платы) П. С. Дмитриева Калькуляция общеобязательных взносов с дохода П. С. Дмитриева за услуги в качестве водителя
Подсчет суммы подоходного налога производится стандартно, исходя из суммы дохода 7 000 руб. и актуальной ставки налога для резидента РФ 13% (по формуле 13% * доход):

13 % * 7 000 = 910 руб.

Подсчет ведется с учетом действующих страховых ставок и платы за услуги водителя (ставка * 10 000 руб.);

взносы ОПС: 22% * 10 000 = 2 200,

взносы ОМС: 5,1% * 10 000 = 510,

взносы ОСС (ВН и М): 2,9% * 10 000 = 290

Итак, ООО «Василек» будучи арендатором, налоговым агентом и страхователем по отношению к своему работнику П.С. Дмитриеву осуществляет следующие ежемесячные удержания, связанные с арендой: НДФЛ 910 руб., взносы ОПС 2 200 руб., ОМС 510 руб. и ОСС (ВН и М) 290 руб.

Вопрос №1: Организация заключила с работником договор имущественного найма с экипажем, но не выделила в нем стоимость услуг водителя. В соглашении прописана одна сумма, включающая арендный платеж и оплату услуг. Как нанимателю рассчитать НДФЛ и общеобязательные взносы по доходам работника, с какой суммы?

Руководствоваться следует условиями договора. Поскольку там прописана одна сумма, наниматель (арендатор) должен удерживать налог и взносы только с нее. Определять облагаемую сумму иным путем он не вправе.

Оптимальный вариант выхода из подобной ситуации заключение дополнительного соглашения. В нем можно будет определить стоимость услуг (работ), иные добавочные условия. На основании допсоглашения арендатор сможет далее с прописанной стоимости услуг исчислять и уплачивать общеобязательные сборы.

Вопрос №2: В каких случаях надо включать в базу НДФЛ траты арендатора на бензин?

Оплата топлива, иные схожие траты, связанные с коммерческой эксплуатацией авто, производятся в интересах организации, арендодатель экономической выгоды с них не получает. Следовательно, с подобных трат не удерживают НДФЛ. Основание ГК РФ, ст. 636 и 646 (Читайте также статью ⇒ Путевой лист грузового автомобиля. Образец заполнения, бланк).

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓

Консультация бесплатная Москва, Московская область звоните: +7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Оцените статью
Закон и Право
Добавить комментарий