Цели использования автомобиля организацией

Оглавление [Показать]

Довольно распространенной на территории Российской Федерации является практика, в соответствии с которой работодатели предоставляют возможность использования служебного автомобиля в личных целях своими сотрудниками. При этом правовое регулирование данного вопроса является достаточно сложным аспектом с точки зрения оформления пользования транспортом организации. Так, неправильное оформление использования служебного автомобиля в личных целях, в том числе и в выходные дни или нерабочее время, может повлечь за собой привлечение работника или работодателя к ответственности.

С точки зрения российского законодательства, вопрос предоставления работникам права на использование находящихся на балансе предприятия транспортных средств практически никак не рассматривается. Однако во многих случаях, особенно при длительной работе, большом стаже и определенном уровне доверия со стороны работодателя, предполагается возможность использования служебного автомобиля сотрудником в личных целях, но в данной ситуации у многих работодателей возникает логичный вопрос, связанный с тем, как оформить данную процедуру.

Точных рекомендаций в данном случае законодательством не предусмотрено, в отличие от использования личного автомобиля в служебных целях, для которого есть достаточное количество различных рабочих механизмов с прозрачным законодательным регулированием. Поэтому сейчас работодатели прибегают к нескольким отдельным методикам предоставления рабочего транспорта сотрудникам, к которым можно отнести:

  • Устные договоренности. Использование служебного транспорта в целях расчета расходов предприятия в вопросах налогообложения требует регулярного оформления путевых листов и снятия показателей одометра для установления фактического пробега во время работы. В то же самое время, работникам разрешается ездить на автомобиле во внерабочее время при условии, что они будут заправлять транспорт и фактически никак не повышать расходы предприятия, отдавая автомобиль в том же состоянии. Также может практиковаться и перемотка одометра, если таковая может быть реализована, однако означенные действия имеют под собой еще меньше правовых оснований. Однако данные расхождения впоследствии могут вылиться в привлечение как работника, так и работодателя к ответственности по ряду различных причин, а если с автомобилем пройдет ДТП, то серьезные проблемы также могут возникнуть и у сотрудника, и у работодателя.
  • Оформление приказа о предоставлении права использовать автомобиль в личных целях. В данном случае порядок использования транспорта предприятия его водителями должен предусматривать наличие определенной внутренней нормативной базы в виде локальных актов и правил внутреннего распорядка, непосредственно регулирующих рассматриваемые вопросы. При этом необходимо, чтобы работодатель обратил внимание на ряд дополнительных условий и аспектов подобного предоставления транспорта работнику, без учета которых также может состояться привлечение к ответственности одной из сторон взаимоотношений.
  • Оформление договора аренды с сотрудником. Данный способ является наиболее простым с точки зрения оформления правоотношений, кроме того, он в некоторых случаях позволяет также реализовать и иные схемы использования автомобиля между предприятием и самим работником, что позволит снизить бюрократические затраты. Однако и в этом вопросе есть множество нюансов, которые должны быть учтены, а само оформление договора аренды должно в обязательном порядке учитываться в доходах предприятия, что также может быть негативным аспектом с точки зрения налогообложения.
  • Оформление доверенности на работника. Данный способ является одним из наиболее простых с точки зрения обеспечения права управления транспортом предприятия и применения его в личных целях. Однако в этом случае работодатель должен быть уверен в своем работнике, так как привлечь его к ответственности в случае дорожного происшествия, порчи или повреждения имущества или просто перерасхода горюче-смазочных материалов предприятия будет практически невозможно.

Заключение договора аренды с сотрудником регулируется на основании положений и нормативов Гражданского кодекса, который предусматривает возможность аренды транспортных средств при помощи своих отдельных нормативов. Договор аренды в данном случае может предусматривать обязанность арендатора предоставлять автомобиль арендодателю в определенные периоды – например, на время рабочего дня и не использовать его в данное время. При этом подобный способ использования служебного автомобиля в личных целях требует от работодателя как юридического лица или предпринимателя, передающего свою собственность в аренду, учета доходов от данной аренды.

Этот факт также требует, чтобы предприниматель имел право на предоставление транспортных средств в аренду, вне зависимости от того, предоставляется ли оно сотруднику или нет. Соответственно в некоторых случаях отсутствие данных прав может стать если не причиной привлечения предпринимателя к ответственности, то как минимум повышенного внимания со стороны контролирующих органов. В целом же, данный метод имеет как свои преимущества, так и недостатки и к его особенностям можно отнести:

  • Полный спектр гарантий со стороны работника о сохранности автомобиля и его личной ответственности за его обслуживание.
  • Необходимость уплаты дополнительных налогов за полученные от аренды доходы.
  • Наилучшая в сравнении с любыми другими способами правовая база, обеспечивающая использование служебного автомобиля в личных целях.

Работодатель своим приказом или иными распоряжениями может разрешать работникам использовать транспортные средства предприятия в своих личных целях. Однако таковое оформление требует учета множества отдельных нюансов. Прежде всего, как бы ни была оформлена передача работнику транспорта в данном случае, с точки зрения законодательства таковые действия будут являться передачей автомобиля в безвозмездное пользование. А значит, могут считаться также и получением работником дохода в натуральной форме.

Чтобы избежать подозрений и претензий со стороны налоговой службы и иных надзорных и контролирующих органов, рекомендуется заключать с работником полноценный договор безвозмездного пользования транспортом, с учетом обязанностей самого сотрудника. Таковые же обязанности должны быть продублированы и в положениях локальных нормативных актов или приказов предприятия.

Если работник будет оплачивать издержки, например – амортизацию автомобиля и ГСМ, то в данном случае использование транспорта уже вряд ли сможет считаться получением дохода в натуральной форме. К главным особенностям подобного способа оформления можно отнести:

  • Уменьшение затрат каждой из сторон.
  • Отсутствие строгого правового регулирования.
  • Наличие рисков привлечения к ответственности в связи с несовершенством правовой базы.
  • Использование служебного автомобиля в личных целях по доверенности

Наличие доверенности на текущий момент не является необходимым для управления транспортным средством – достаточным подтверждением наличия права на управление им является полис ОСАГО. Однако если транспортное средство принадлежит предприятию, оно вправе выдавать доверенности на использование собственного имущества, в том числе и на управление находящимися на балансе организации автомобилями.

При этом в данном случае могут возникать правовые коллизии, так как по мнению некоторых представителей ГИБДД, путевой лист в любом случае является обязательным в отношении работников предприятия, однако для предъявления обвинений в его отсутствии им необходимо все же доказать, что работник передвигается во исполнение рабочих обязанностей, а не по личным делам.

Таким образом, доверенность является достаточно удобным способом для использования служебного автомобиля на выходных или в любое иное время. Однако от предприятия требуется фактически высокий уровень доверия к работнику, так как собственник автомобиля не может требовать от сотрудника ни обслуживания транспортного средства, ни компенсации расходов на бензин либо амортизации.

Тем не менее, этот вариант будет оптимальным, если автомобиль используется директором предприятия в личных целях или одним из его учредителей – например, если изначально транспорт находился в собственности у данного лица и был переведен на баланс предприятия. В целом, особенности подобного механизма пользования служебным транспортом в индивидуальных целях могут быть следующими:

  • Высокие риски организации, так как фактически управляющее автомобилем лицо не несет ответственности за его сохранность.
  • Достаточно простое правовое регулирование без каких-либо дополнительных нюансов и тонкостей.
  • Возможность использовать автомобиль в любое время в личных целях.

С точки зрения законодательства, на транспорт, осуществляющий движение по инициативе какого-либо субъекта хозяйствования в обязательном порядке должен оформляться путевой лист, в котором должна также стоять отметка о медицинском осмотре водителя. При этом ситуации, когда работниками используется данный транспорт в нерабочее время не рассматриваются российскими законами в принципе. Ответственность же за езду без медосмотра или путевого листа является достаточно серьезной и может предусматривать до 100 тыс. рублей штрафа, налагаемого на юридическое лицо и до 500 рублей штрафа – на водителя.

Важный факт – путевой лист может оформляться не только на один день, так что достаточно распространенным механизмом использования служебного автомобиля в личных целях является регулярное оформление путевого листа на длительный срок – например на неделю или месяц. В таком случае никаких оснований для привлечения к ответственности работодателя или работника не будет.

В целом же, отсутствие оформления может грозить как работнику, так и работодателю, а к его особенностям можно отнести:

  • Отсутствие каких-либо бюрократических препятствия и необходимости оформления документов.
  • Минимальный уровень правовой защищенности работодателя и работника.
  • Высокие риски привлечения к ответственности при отсутствии необходимых документов.

На нашем форуме очень часто встречаются вопросы о том, как оформить отношения с сотрудником, который использует личный автомобиль в служебных целях и какие налоговые последствия имеет тот или иной вариант оформления. Три года назад мы опубликовали статью, подробно отвечающую на такие вопросы (см. «Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля»). Однако с тех пор статья несколько устарела. Во-первых, ЕСН был заменен страховыми взносами. Во-вторых, появились новые разъяснения и судебная практика, связанные с данным вопросом. Статья, которую мы сегодня предлагаем вашему вниманию, учитывает все эти изменения.

Плюсы:

  • Учет всех расходов на автомобиль без каких-либо ограничений.

Минусы:

  • Необходимость уплаты налога на прибыль по договору;
  • Риски доначисления налога на прибыль;
  • Необходимость заключения дополнительного договора;
  • Работник не получает дополнительного вознаграждения;
  • Необходимость оформления кадровой документации на управление транспортным средством (ТС).

Первый вариант предполагает заключение с работником-автовладельцем договора безвозмездного пользования машиной. Соответственно, транспортное средство переходит во владение организации и находит отражение в ее бухгалтерском учете (как и арендованное имущество, оно учитывается за балансом, т.к. право собственности сохраняется за сотрудником — ст. 689 ГК РФ). Факт владения имуществом дает следующие преимущества: фирма может учитывать расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ), а также расходы по текущему и капитальному ремонту (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Кроме того, в расходы на законных основаниях можно включить оплату технического обслуживания, страхования, мойки, парковки и т п. То есть фактически расходы учитываются так же, как и по собственным автомобилям (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В точности таким же, как и по собственному транспорту будет и документальное оформление данных расходов. Для их учета помимо договора ссуды потребуются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение ГСМ, оплату услуг по страхованию и т п.

Но не все так безоблачно. Безвозмездное получение права пользования имуществом рассматривается контролирующими и судебными органами как безвозмездное получение имущественного права (см. письмо Минфина России от 19.04.10 № 03-03-06/4/43, п. 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.05 № 98). Значит, у организации возникает необходимость включить стоимость этого использования во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Но это всего лишь особенность договора. А главный риск заключается в том, что точно определить размер этого дохода и, следовательно, точно рассчитать налог на прибыль невозможно. Ведь для этого НК РФ предлагает использовать механизмы определения рыночных цен, которые четкостью и однозначностью не отличаются. Так что, какую сумму налога не заплати, всегда останется почва для споров.

Теперь давайте посмотрим, что при ссуде происходит с налогами и взносами, касающимися собственника транспортного средства.

Очевидно, что налога на доходы физических лиц в данном случае не возникает, поскольку никаких выплат в пользу сотрудника не производится (договор ссуды — безвозмездный). По той же причине (выплат по договору не производится) данный договор не порождает обязательств, связанных с уплатой страховых взносов. Но даже если бы они и производились, взносов все равно бы не было. Ведь согласно пункту 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ* выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

Надо отметить, что заключение договора ссуды не исключает возможности использования сотрудником автомобиля и в свободное от работы время. Но для этого нужно будет оформить кадровую документацию. В частности, приказ по организации, на основании которого управлять данным автомобилем поручается работнику, являющемуся его собственником.

Кроме того, желательно указать в приказе (или в ином внутреннем документе организации), что машина не обязательно должна храниться в месте нахождения организации. Это позволит сотруднику забирать машину после работы и на выходные дни. Правда, если планируется делать это постоянно, лучше зафиксировать данное положение непосредственно в договоре, а каждую передачу машины из рук в руки фиксировать актом с указанием показаний одометра, количества топлива в баке и результатов внешнего осмотра автомобиля. Это поможет избежать проблем с учетом топлива, израсходованного сотрудником во внерабочее время, снимет вопросы по «внеплановому» пробегу и поспособствует урегулированию спорных вопросов, если во время такой «увольнительной» с автомобилем что-то случится.

Плюсы:

  • Учет всех расходов на автомобиль без ограничений;
  • Работник получает дополнительное вознаграждение.

Минусы:

  • Необходимость заключения дополнительного договора;
  • Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС;
  • Риск доначисления страховых взносов, если автомобилем управляет собственник;
  • Вознаграждение сотруднику облагается НДФЛ.

Если вы планируете выплачивать работнику вознаграждение за использование личного автомобиля, то договор ссуды не подходит. Ведь по нему никаких выплат быть не может. Максимум, что допускает договор, так это выдачу денег на топливо под отчет.

В такой ситуации можно воспользоваться вторым вариантом и оформить договор аренды автомобиля (ст. 633, 643 ГК РФ). По нему арендатор также может учесть расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и страховку. Но для этого в договор аренды нужно включить положения о том, что расходы по ремонту (с указанием его типа — текущий, капитальный), техническому обслуживанию и страхованию несет арендатор (ст. 644, 646 ГК РФ, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обратите внимание, что в нашем случае (сотрудник использует свой личный автомобиль в служебных целях) следует заключать договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ). Дело в том, что передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). Очевидно, что при аренде авто у собственного сотрудника это условие невыполнимо — иначе сотрудник должен будет заключить трудовой договор сам с собой. В то же время, законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации (правда, в этом случае существует риск начисления страховых взносов, т.к. при проверке данный договор могут переквалифицировать в договор аренды транспортного средства с экипажем).

Сама же арендная плата взносами не облагается. Основание — уже упоминавшийся пункт 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, где сказано, что выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

При этом арендная плата является доходом сотрудника (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ), при выплате которого организация должна удержать НДФЛ (ст. 226 НК РФ).

Плюсы:

  • Не нужно заключать дополнительный договор;
  • Не нужно издавать кадровый документ о поручении сотруднику управлять ТС;
  • Работник получает дополнительное вознаграждение;
  • Выплаты не облагаются НДФЛ и взносами.

Минусы:

  • Ограниченный размер компенсации, которую можно учесть в расходах;
  • Возможны споры по вопросу учета расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр;
  • Возможны риски признания выплат объектом обложения НДФЛ и взносами.

В ситуации, когда работнику необходимо не только компенсировать стоимость ГСМ, но и выплачивать вознаграждение за использование личного транспорта, возможен еще один вариант оформления документов. Он отличается простотой, т.к. в данном случае не нужно заключать какой-либо договор. Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации. Дело в том, что статья 188 Трудового кодекса говорит, что если сотрудник использует при работе свое имущество, и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию).

Но, применяя этот вариант, нужно учитывать, что максимальный размер компенсации (именно компенсации, а не оплаты ГСМ и прочих расходов!), который можно учесть при налогообложении прибыли, ограничен (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Например, за легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. см. компенсация, учитываемая в расходах, не может быть больше 1200 руб. в месяц. А для более мощных авто — 1500 руб. в месяц.

А вот НДФЛ и взносами компенсация не облагается независимо от того, в каком размере она выплачивается. Ведь ни статья 217 НК РФ, ни статья 9 Закона № 212-ФЗ не содержат каких-либо ограничений по размеру компенсаций (см. письмо Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-327 и определение ВАС РФ от 05.08.11 № ВАС-8118/11).

Не облагаются «зарплатными» налогами и суммы, выплачиваемые сотруднику для компенсации его расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр, т. к. они не являются вознаграждением и не образуют доход работника. При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах. Для них в Налоговом кодексе каких-либо лимитов не установлено (п. 49 ст. 264 НК РФ). Правда, Минфин считает, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140). Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая предусматривает два вида выплат сотруднику, использующему свое имущество в интересах работодателя.

Однако такой вариант оформления, как выплата компенсации, не лишен рисков. Риск возникает в ситуации, когда работник использует в служебных целях автомобиль, собственником которого, согласно данным ГИБДД, является другое лицо. То есть, проще говоря, с ситуацией, когда работник управляет автомобилем «по доверенности». Последние разъяснения Минфина исходят из того, что в подобном случае суммы, выплачиваемые сотруднику, нельзя считать компенсацией, выплачиваемой на основании статьи 188 ТК РФ. А значит, такая выплата должна облагаться НДФЛ и взносами (см. письмо Минфина России от 21.09.11 № 03-04-06/6-228).

Такой подход, кстати, налагает дополнительные обязанности на организацию и в той ситуации, когда сотрудники используют для работы свои собственные автомобили. Ведь Минфин требует, чтобы в организации были документы, подтверждающие, что работник, получающий компенсацию, является собственником автомобиля. А значит, у работников нужно требовать ПТС и снимать с него копию.

Надо отметить, что, на наш взгляд, подобный подход Минфина не соответствует логике законодателя. В статье 188 ТК РФ  намеренно использован термин «личное», а не «собственное». Мы считаем, что это сделано именно для того, чтобы без лишних формальностей отделить имущество, принадлежащее работнику, от имущества организации. И при этом совершенно неважно, на каком именно праве принадлежит имущество сотруднику. Главное, что оно не принадлежит организации. Минфин же, на наш взгляд, искажает логику законодателя, подменяя понятия. Понятно, что отстаивать свою правоту при наличии подобного письма Минфина, организации придется в суде. Поэтому, если сотрудник пользуется автомобилем «по доверенности», а организация не хочет втягиваться в разбирательства, то ей стоит избрать другой способ оформления использования автомобиля сотрудника в служебных целях.

* Федеральный закон от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Прежде чем начнете знакомиться со статьей, подумайте есть ли у вас такие вопросы…

Эксплуатация служебного автомобиля в любой организации завязана на ведении путевой документации.

Использование служебного автомобиля в личных целях многих специалистов ставит в тупик. Это связано с тем, что сразу появляются сомнения, как правильно вести путевую документацию и надо ли вообще вести

путевые листы

при использовании в личных целях.

И самые распространенные вопросы на эту тему звучат так:

  • Есть ли разница в использовании служебного автомобиля в рабочих и личных целях?
  • Необходимы ли для этого дополнительные документы или пометки в путевом листе при личном использовании с разрешения руководства?

…Прочитайте полезную статью до конца, а затем возвращайтесь сюда. Я предлагаю вам стать пользователем нашего нового ресурса, где собраны видео-статьи. Например «Нужен ли директору путевой лист если его авто…»

Переходим ЗДЕСЬ

Не бойтесь! Мы тоже против Спама!

СЛУЖЕБНЫЙ АВТОМОБИЛЬ ИЛИ ВСЕ-ТАКИ ЛИЧНЫЙ?

Есть заслуживающая внимание аналитическая статья на «Гарант-сервисе» (официальный партнер компании ГАРАНТ в Липецке и Липецкой области), но сразу скажу, что данная статья, хоть и подкреплена судебной практикой, но она однобоко рассматривает этот вопрос.

Вопрос о служебном автомобиле в личных целях и как оформить этот момент рассматривается, только с точки зрения налоговых органов. И вопрос по оформлению путевого листа, например, рассматривается без учета еще одного очень важного момента — это требования обеспечения безопасности дорожного движения.

Бухгалтер не знает, что на путевом листе завязаны три мероприятия по обеспечению БДД, поэтому выводы, которые делаются в этой статье задают неправильный вектор поведения. Обращаются внимание на такие моменты:

  • путевой лист можно оформлять на любой срок — от одного дня до одного месяца;
  • компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно.

Первый момент очень сильно радует организации: как хорошо, можно выписать путевой лист на месяц. С точки зрения налоговых органов можно, а с точки зрения надзорных органов (транспортная инспекция, УГАДН) нельзя, потому что в путевом листе

служебного автомобиля должны ежедневно проставлятся отметки о предрейсовом медосмотре.

А также ежедневно должны проставляться отметки специалиста ответственного за техническое состояние автомоблией при выпуске на линию. К тому же в путевом листе должен прослеживаться режим труда и отдыха водителя каждую смену (потому что есть ограничения).

И это относится не только к штатному водителю, но и к директору, если он сам управляет служебным автомобилем. Поэтому давайте рассмотрим вопрос служебного автомобиля немного в другой плоскости.

  • К сведению! Если вы эксплуатируете служебные автомобили, то законодатель требует обеспечить безопасность дорожного движения (БДД). Для вас и/или вашего специалиста запущена новая онлайн Программа-содействие. Участие в ней абсолютно бесплатное.

Конечно разница есть. Рассмотрим в качестве примера коммерческую организацию. Деятельность ее направлена на извлечение прибыли. И любой автомобиль приобретенный или взятый в аренду, будет рассматриваться налоговым органом либо как объект с помощью которого извлекают прибыль (перевозка на сторону), либо он необходим для работы организации в целом (перевозка для служебных нужд).

Есть 3 (три) варианта для анализа:

  • эксплуатация для личных целей;
  • эксплуатация для служебных целей и (если есть необходимость) для личных целей;
  • Эксплуатация для служебных целей.

Третий вариант я не рассматриваю, потому что в этом случае все понятно (обозначил для полноты).

Что касается первого варианта, то он категорически исключается по одной простой причине. Налоговая принимает обоснованное списание топлива только на расходы деятельности компании. На личное использование списание топлива не происходит (будут проблемы с налоговой).

Поэтому заполнение путевого листа на личные цели бессмысленно. Оно бессмысленно потому, что даже если вы выпишите отдельный путевой лист и водитель заправит за свой счет служебный автомобиль, то бухгалтерия его не сможет приобщить, так как он ничего общего с расходами на организацию не имеет. В итоге у вас возникнет пробел между показаниями спидометра (он же крутится). Этот пробел лишний повод для надзорных органов задавать неудобные вопросы.

Теперь о втором варианте (самом распространенном). Чтобы совместить использование служебного автомобиля в рабочих и личных целях есть выход. Но сразу скажу выходом это назвать сложно, потому что сам процесс хоть и соответствует всем требованиям законодательства и надзорных органов, но является абсолютно не пригодным ввиду его трудоемкости.

Итак, начнем с того что спидометр на автомобиле крутится постоянно (если вы конечно не Кулибин, и не сделали отдельный тумблер на него). Километраж на спидометре и километраж в путевом листе служебного автомобиля должен быть одинаковым — это аксиома.

Также, к слову говоря, аксиомой является и то, что остаток в баке по путевому листу должен быть не больше чем объем бака автомобиля. Иначе встает вопрос, а где водитель возит излишки?

И теперь перед нами стоит задача: как сделать так, чтобы пробел в километраже по спидометру, который вы накрутили при личном использовании, не выпал из документооборота бухгалтерии, а также документооборота транспортного отдела.

Выход (если это можно так назвать) есть. Нужно документально оформлять передачу автомобиля водителю, который будет его использовать в личных целях с фиксацией спидометра. Таким документом является акт приема-передачи автомобиля (кстати образец этого документа есть в Пакете Готовых Шаблонов).

Да, да. В этом случае составляется акт приема-передачи автомобиля каждый раз когда служебный автомобиль передается сотруднику для использования в личных целях. Составляет этот акт и контролирует его наполнение не один водитель, как вы знаете, а ответственный за техническое состояние и эксплуатацию (совместно с водителем, конечно).

Но, если вы думаете, что это все. То нет. Если речь идет о водителе, то мало каждый раз составлять акт приема-передачи автомобиля. Необходимо основание для его передачи, потому что акт является конечным документом при передаче автомобиля.

Таким документом является договор аренды (или субаренды если он уже в аренде). Вы спросите для чего он нужен? Здесь есть 2 (два) момента:

  • момент выгоды для коммерческой организации;
  • момент обеспечения БДД.

На счет коммерческой выгоды, вы должны понимать, что коммерческая организация не может работать себе в убыток, и даже не может работать безвозмездно, то есть в «0». Опять будут вопросы у налоговой. Поэтому возмездный договор аренды должен быть, хотя бы на минимальную символическую сумму.

На счет обеспечения БДД. Вы должны понимать, что если водитель взял автомобиль в личное пользование и попал в ДТП с пострадавшими, то вы всегда можете сказать, что водитель был не на служебном задании (вот приказ о предоставлении выходного дня, вот договор аренды, вот акт приема-передачи).

  • К сведению!
    Для специалистов, ответственных за обеспечение БДД, у нас есть готовое решение, которое немедленно упакует вашу работу на 100%. Это Пакет Готовых Шаблонов (более 90 форм, образцов и шаблонов), который успешно прошел реальные надзорные проверки.

Краткий итог, какие же документы должны быть, чтобы можно было использовать служебный автомобиль в личных целях:

  • Приказ о предоставлении выходного дня (если используется в рабочее время);
  • Договор аренды (субаренды);
  • Акт приема-передачи.

А теперь представьте, если у вас водитель или специалист по несколько раз в неделю (если не за день) использует служебный автомобиль в личных целях. И каждый раз возникает необходимость правильно оформлять все документы. Именно поэтому я сразу обозначил, что этот вариант совсем не подходит для практического применения. Хотя для редких (разовых) случаев именно так и надо оформлять все документы.

Как бы плохо это не казалось, но в этой ситуации нужно просто определиться и сделать выбор. Есть 3 (три) варианта:

  • Либо вы ставите табу на личное использование;
  • Либо вы даете в личное пользование на определенное время, и водитель едет за счет организации и вы это никак не отражаете, принимая на себя все риски (если с ним или с кем-то что-то произойдет);
  • Либо, как говорится, специалист (или водитель) «выписывает» авто. Официально делается Приказ (если необходимо), разовый договор с официальной передачей авто с фиксацией состояния, спидометра и остатка в баке.
  • Внимание!
    У нас единственное в России обучение по БДД, которое проводится при нашей бесплатной консультационной поддержке на базе образовательного учреждения АНО «Специалист». Проект двух экспертных организации — это дистанционное обучение по всей России с выдачей Диплома установленного образца. А также Бонусы от нас бесплатно.

ВЫВОД:

  • Ситуация конечно интересная. Использование служебного автомобиля в личных целях практикуется везде. И, как правило, все действуют по второму варианту. А какой выберете вы? Жду комментариев.

…Время от времени появляется очень актуальный и интересный материал или ценное предложение. Оставьте свой E-mail, чтобы быть в курсе и держите себя в теме последних событий. Подписная форма НИЖЕ.

Подписка

на новости

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.